Retendo Academic støtter personalplanleggingsprosessen for hele lærestedet. Medarbeidere, kursansvarlige, planleggere, økonomiansvarlige og ledelse får rollespesifikke visninger med den informasjonen de trenger.
Den viktigste visningen for medarbeideren er arbeidsplanen, der det fremgår hvilke kurs han/hun er satt opp på, og hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres for hvert enkelt kurs. Medarbeideren kan tydelig se om han/hun er under- eller overbooket, om kompetansen utnyttes og om han/hun får en god utvikling i arbeidet.
En tydelig oversikt over fravær gjør det mulig å planlegge effektivt når en medarbeider må erstattes.
Medarbeideren kan kontrollere at han/hun ikke er overbooket. Hver måned med overbooking vises tydelig med en rød strek.
Medarbeideren kan se arbeidsoppgavene sine på kurset og når de skal utføres. Det er et godt utgangspunkt for egen detaljplanlegging.
Ved å klikke på et kurs kan medarbeideren se hvilke andre kolleger som er involvert i samme kurs. Det gir bedre samordning og arbeidsfordeling.
Medarbeideren får også full oversikt over egen stilling, og kan kontrollere at den har riktig balanse med hensyn til bemanning og fordeling mellom ulike aktiviteter.
Medarbeiderens arbeidstid vises inndelt i fravær, bemannet tid og ledig kapasitet.
Medarbeideren får en tydelig oversikt over fravær per fraværstype.
Medarbeideren får oversikt over hvordan egen arbeidstid er fordelt på opplæring, forskning, interne oppdrag og administrasjon. Medarbeideren kan dermed kontrollere at stillingen har en fordeling som avtalt.
I Retendo Academic planlegger den kursansvarlige hvem som skal holde forelesninger, lede laboratoriearbeid, rette eksamensoppgaver osv. Dessuten planlegges tidsforbruk og tidspunkt for aktiviteter.
Den kursansvarlige velger selv på hvilket detaljnivå planleggingen skal skje: det kan være for enkeltforelesninger eller for alle forelesninger.
Tidspunktet for gjennomføring av de ulike aktivitetene vises grafisk, noe som gir god oversikt.
Antall timer som hver medarbeider er planlagt for, på hver enkelt aktivitet.
Når planleggingen er klar, kan den kursansvarlige enkelt sende den planleggingsansvarlige ønsker om personalressurser for å gjennomføre kurset.
Den kursansvarliges ønsker om bemanning av kurset sammenfattes i en oversikt. Den planleggingsansvarlige kan deretter enten godkjenne eller avvise ønskene.
Oversikt over aktiviteter en person er planlagt for. Dette er et nyttig grunnlag for den planleggingsansvarlige, som skal godkjenne eller avvise ønsker.
Her vises hvilke bemanningsønsker som er forespurt, godkjent eller avvist av den planleggingsansvarlige.
For hvert kurs vises en oversikt over budsjett, bemanning, inntekter, kostnader og resultat. Her går det tydelig frem om kostnadene dekkes, eller om budsjettet overskrides.
Oversikt over nøkkeltall som brukes som grunnlag for budsjett og planlegging.
Bemanningen sammenlignes med kursets budsjett for å kontrollere at budsjettet ikke overskrides.
Kursets beregnede inntekter og kostnader sammenlignes, og gir svar på om kurset er lønnsomt.
Bemanningsoversikten er et viktig verktøy for planleggeren, der han/hun kan se hvilke medarbeidere som er under- eller overbooket, og hvor mye tid som er tilgjengelig for bemanning.
Visningene kan filtreres etter for eksempel personalkategori eller bemanningsgrad. Her vises bare ansatt personale med en beleggsgrad over 80 %.
Her gis en foreløpig indikasjon på om personale er over- eller underbooket. Ved hjelp av arbeidsplanen kan planleggeren analysere årsaken og sette inn relevante tiltak.
Planleggeren ser her om en person er forespurt av en kursansvarlig. Planleggeren kan deretter gå videre til arbeidsplanen for å se i detalj hva de forespurte timene skal brukes til, for så å godkjenne eller avvise forespørselen.
Arbeidsgiverens arbeidsmiljøansvar innebærer blant annet at personalet ikke skal være overbelastet og risikere utbrenthet. I denne visningen får planleggeren en månedsoversikt over personalets bemanningsgrad, og kan allerede på planleggingsstadiet sette inn tiltak for en jevn arbeidsbelastning.
En utfordring for planleggeren er å få informasjon om personalets reelle fravær. Takket være Retendo Academics integrasjon med lærestedets personalsystem får planleggeren alt reelt fravær automatisk overført og presentert på en oversiktlig måte. Planleggeren kan deretter justere arbeidsplanen for å ta hensyn til personalets reelle fravær.
Ved hjelp av en tydelig oversikt over personalets fravær, for eksempel ferie, sykdom og permisjon, kan planleggeren se hvordan det reelle fraværet påvirker personens bemanningsbare tid.
Konverteringsfunksjonen overfører alt reelt fravær fra personalsystemet til arbeidsplanen.
Hvis det reelle fraværet som importeres fra personalsystemet er forskjellig fra det planlagte fraværet som vises i tabellen over, kan planleggeren enkelt overføre det reelle fraværet til arbeidsplanen.
Alle kurs og prosjekter grupperes i porteføljer for å få en god struktur og oppfølging per portefølje.
Her kontrollerer du at kurs og prosjekter ikke overbemannes i forhold til budsjettet.
Her får du en grafisk oversikt over når kurs og prosjekter begynner og slutter.
Visningen viser hver persons bemanning av kurs og prosjekter. Den brukes for eksempel til å kommunisere bemanningen til personalet, eller som en støtte for planleggerens bemanningsarbeid.
Her vises fordelingen av en persons totale bemanning av kurs og prosjekter.
Her vises antall timer som trengs for å gjennomføre ulike opplæringer.
Hele oversikten kan eksporteres til Microsoft Excel.
For at planleggeren skal kunne fullføre planleggingen før personalet får se den, har Retendo Academic en skjult planleggingsmodus. Når planleggingen er fullført, velger planleggeren å publisere den for personalet. Dermed unngås unødvendige spørsmål og misforståelser basert på halvferdig planlegging.
Etter at planlagt arbeid er utført og avstemming gjennomført, kan planleggeren låse planleggingen bakover i tid for å hindre utilsiktede endringer av opplysningene.
Arbeidet med personalplanlegging kan variere mye mellom ulike avdelinger på lærestedet. Derfor støtter Retendo Academic både sentral planlegging og planlegging delegert til kursansvarlige. Ved delegert planlegging utføres detaljplanlegging av den kursansvarlige, som deretter ber den planleggingsansvarlige om ønsket bemanning. Dette kan være en effektiv arbeidsmåte, særlig ved større avdelinger.
Å eksperimentere med forskjellige scenarioer er et effektivt verktøy for å skape et bedre beslutningsgrunnlag, og i Retendo Academic er det enkelt å opprette og lagre egne scenarioer for ulike tidsperioder.
Planleggerens rolle forenkles, fordi Retendo Academic automatisk beregner medarbeidernes kompetanseutviklingstid, noe som ofte kan være komplisert. Systemet beregner også automatisk administrativ tid.
I Retendo Academic har planleggeren alltid tilgang til oppdatert informasjon takket være integrasjon med personal-, økonomi- og kurssystemene.
Retendo Academic gir en omfattende analyse av hvordan avdelingens totale inntekter er fordelt på opplæringsnivå, programmer og enkeltkurs, for å sikre at avdelingen holder seg innenfor de økonomiske rammene. For hvert kurs rapporteres inntekter og kostnader, og det fremgår tydelig hvilke kurs som har overskudd eller underskudd. Informasjonen gir et godt grunnlag for økonomiske beslutninger.
Inntektene og kostnadene summeres for hele programmet, i dette tilfellet sykepleierutdanningen.
For hvert kurs beregnes forventede inntekter basert på antall studenter, poeng, gjennomstrømning og statlige tilskudd.
For hvert kurs beregnes også kostnader basert på bemanning og personalets lønn inklusiv ulike påslag.
For den økonomiansvarlige kan det være en kamp å få inn bilag til lønnskonteringen. Retendo Academic løser dette ved å generere et komplett bilag, kontert og klart, basert på personalets bemanning. Retendo Academic håndterer også all kontering av inn- og utleid personale.
I Retendo Academic er det mulig å registrere leverandører og konsulenter, herunder leverandørfakturaer. Når konsulentene bemanner ulike oppdrag, beregner systemet en bemanningskostnad per konsulent basert på konsulentens timepris. Når lærestedet mottar leverandørfakturaen for konsulenten, registreres og avstemmes den enkelt mot bemanningskostnaden i systemet.