”Systemet blir et HMS-verktøy for ledere”

Når man jobber med ett og samme system i et team, uttaler man seg også som et team. Eller, i dette tilfellet, som en duo. Universitetsadjunktene Maria Radeskog og Madelene Klockervold på avdelingen for helse- og omsorgsvitenskap ved Högskolan i Gävle samarbeider om personalplanleggingen via Retendo Academic.

I 2013 begynte Högskolan i Gävle å bruke Retendo Academic i personalplanleggingen, men det var først i 2020 at systemet ble innført på avdelingen for helse- og omsorgsvitenskap. Madelene Klockervold var ikke med fra starten, men er i dag ansvarlig for systemet på avdelingen sammen med Maria Radeskog.

– Vi har utviklet arbeidet fortløpende og prøver å møtes regelmessig, avhengig av hvor mye vi har å gjøre, forteller Maria. Vi jobber i snitt åtte timer i uken med systemet.

Høyskolen har tre akademier, og Maria og Madelene jobber på akademiet for helse og arbeidsliv, som hører inn under avdelingen for helse- og omsorgsvitenskap. Avdelingen har i underkant av 80 medarbeidere.

– Det er flest medarbeidere på vår avdeling, og det er veldig godt å ha et felles ansvar for planleggingsverktøyet. Det blir mindre sårbart enn om bare én person skulle ha hele ansvaret alene. De andre avdelingene har også innsett hvor nyttig systemet er, og vi har nærmest blitt høyskolens ‘interne kursholdere’, konstaterer Maria og Madelene.

Planleggingen delegeres enkelt til emneansvarlige

På avdelingen planlegger de emneansvarlige selv sine respektive emner i Retendo Academic. Ettersom grunnutdanningen i sykepleie har 14 emner med 85–120 studenter i hvert, ser Maria og Madelene store fordeler med å la de emneansvarlige ta ansvar for sine egne emner og budsjetter.

De opplever at arbeidsmåten med å delegere planleggingen i Retendo Academic til de emneansvarlige fungerer veldig godt. Når det er tid for personalplanlegging, gir Maria og Madelene de emneansvarlige beskjed om at de må planlegge sine respektive emner i Retendo Academic. Som planleggingsansvarlige kan Maria og Madelene siden fullføre personalplanleggingen for hele avdelingen. Fordi alle bruker samme system, er prosessen enkel, tydelig og enhetlig. Alle vet hvilken rolle de har, og hva de skal gjøre.

Maria og Madelene gir medarbeiderne støtte, utarbeider manualer, sørger for at materiale er lett tilgjengelig og deler erfaringer med medarbeiderne. De to kollegene har også opprettet dokumenter med felles rutiner for de emneansvarlige, og disse har etter hvert blitt felles for hele akademiet.

Full oversikt sparer både tid og penger

Takket være Retendo Academic har Maria og Madelene fått en korrekt og samlet oversikt over hvordan personalet jobber hele året. Tidligere var planleggingen mer tilfeldig, mens den i dag er både konkret og sammenlignbar.

– Vi har spart mye tid og penger på å bruke Retendo Academic. Vi har god oversikt over alle emnene og full kontroll over det meste som skjer. Et konkret eksempel på den store fordelen med systemet er når vi har et emne som skal utvikles over flere semestre, og vi derfor ønsker å beholde samme foreleser under hele studieopplegget. I slike tilfeller gir systemet god oversikt over ressursene, og vi kan enkelt sette inn riktig person på riktig sted, forklarer Maria.

Enklere for arbeidsgiveren å oppfylle arbeidsmiljøforpliktelsene sine

Som arbeidsgiver har lærestedet et stort ansvar for personalets arbeidsmiljø, og en viktig del av dette ansvaret er å sørge for at personalet ikke er overbooket over lengre tid og risikerer å bli utbrent.

– Retendos personalplanleggingssystem fungerer som et HMS-verktøy for ledere med personalansvar, forklarer Maria. En ansatt kan bli syk av å jobbe 120 prosent en måned, selv om han/hun bare jobber 80 prosent den neste måneden. I Retendo Academic er det lett å se når en ansatt får for stor arbeidsbelastning.

Muligheten for oversikt over og fordeling av arbeidsoppgaver i Retendo Academic gjør det lettere for ledere å begrense arbeidsbelastningen før den blir et arbeidsmiljøproblem.

Enklere for personalet å planlegge arbeidssituasjonen sin

Personalet opplever også at Retendo Academic er et nyttig hjelpemiddel for å planlegge arbeidssituasjonen. Med Retendo vet de nemlig på forhånd når toppene og dalene kommer, og kan planlegge deretter.

– Jeg merker det i mitt eget arbeid som spesialist i barnesykepleie. Jeg opplever iblant at jeg ikke har tid til alt som er planlagt, og da må jeg kutte ut enkelte ting for å opprettholde balansen. Retendo Academic er et oversiktlig verktøy som kan være til stor hjelp når en medarbeider har tatt på seg for mye og fått for stor arbeidsbelastning – både nå og i fremtiden, sier Maria.

Medarbeiderne kan ta mer ansvar for sin egen arbeidssituasjon

Retendo Academic har også bidratt til at medarbeiderne kan ta større ansvar for sin egen arbeidssituasjon, noe de setter stor pris på.

– Vi gir alle nye medarbeidere en grundig innføring i systemet, slik at de lærer å ta ansvar for sin egen arbeidstid. Dette skaper stor tillit hos medarbeiderne, som har innsett at gamle arbeidsmåter med Excel er en saga blott. Målet vårt er at systemet skal være åpent og oversiktlig for alle medarbeidere, slik at de kan gå inn i Retendo Academic regelmessig og sjekke at alt stemmer. Systemet er brukervennlig og forståelig for alle. Vi synes det er utrolig gøy å jobbe med dette, sier Madelene.

Både Maria og Madelene er storfornøyde med Retendo Academic. Systemet utvikles fortløpende i takt med kundenes behov, og eventuelle programfeil løses raskt. Noen oppdateringer skjer fort, og en viktig del av de to kollegenes jobb er å informere medarbeiderne i tide. Manualer er også til god hjelp, og planleggerne har stor nytte av Retendos brukerstøtte.