img academic article hero 08B@2x 1

Osastopäällikköjen on vaikea tehdä työnsä, kun työvuoroluettelo on puutteellinen

Kun oppilaitosten työvuoroluettelo ei toimi, osastopäällikön työstä tulee hyvin raskas sisältäen tarpeettomia hallinnollisia vaiheita ja vaikeuksia saada se kokonaiskuva, joka tarvitaan, jotta saisimme hallintaa ja olisimme tehokkaita.

Olemme työskennelleet yli 10 vuoden ajan oppilaitosten työvuoroluetteloiden parissa ja mielestämme oli korkea aika antaa ääni opettajien turhautuneisuudelle johtuen huonosta työvuorosuunnittelusta. Mutta – tietenkin meillä on myös ratkaisu.

Puutteellinen poissaolojen raportointi

”En saa koskaan tietää, ovatko opettajat sairaana, kotona sairaan lapsen kanssa tai lomalla – miten voisin hoitaa työni?”

Huono käsitys lainatusta ja vuokratusta henkilöstöstä

”Opettajien lainaaminen muihin laitoksiin on kaoottista – kaikki lainaavat itsensä ilmoittamatta minulle! Kun sitten tulee aika koota asiakirjoja sisäiseen laskutukseen, on toivotonta selvittää jälkeenpäin, keitä opettajia on lainattu ja mihin.”

Tarpeettomia ja vanhentuneita hallinnollisia vaiheita kuten allekirjoittaminen

”Työvuoroluetteloiden tulostaminen ja se, että kaikki opettajat saadaan allekirjoittamaan työvuoroluettelonsa, on toistuva ongelma. Se on aikaa vievää ja sisältää runsaasti hallinnollista työtä minulle tulostuksen, käsittelyn, arkistoinnin jne. kautta.”

Epäselvä yhteenveto tuotoista ja kuluista

”Ylitämme jatkuvasti budjettimme, koska meillä ei ole hyvää yleiskuvaa siitä, mitä henkilökunta tekee ja mitä eri kurssit ja hankkeet maksavat.”

Osaamisen kehitykseen kuluva aika vaikea selvittää

”Liitto ja henkilökunta eivät olleet iloisia, kun huomasimme, että henkilökunnan osaamisen kehitykseen kuluva aika laskettiin väärin. Aikaa ei ole todellakaan helppo laskea manuaalisesti.”

Joten miten toimimattoman työvuoroluettelo-ongelman voi ratkaista?

Ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä, joka on suunniteltu oppilaitosten erityistarpeisiin, helpottaa hallinnointia ja varmistaa, että osastopäälliköt voivat turvallisesti suunnitella kuormituksen ja kurssit tuottojen ja kulujen pohjalta.

Yksittäisten kurssien, peruskoulutuksen, tutkimuksen ja sisäisten toimeksiantojen budjetista ja miehityksestä tulee selkeää ja helposti käsiteltävää. Järjestelmä näyttää aina ajantasaiset tiedot työntekijöiden sairauspäivistä, sairaan lapsen hoitopäivistä ja lomista, koska se sisältää turvallisen integraation henkilöstöjärjestelmään.

Työvuorosuunnittelujärjestelmässä osastopäälliköt näkevät myös helposti, onko kurssi tuottoisa. Sen mahdollistaa yleisnäkymä kurssien kustannuksista ja tuotoista budjettiin verrattuna.

Henkilöstön lainaaminen ja vuokraaminen on helppoa ja työvuoroluetteloiden digitaalinen allekirjoittaminen työvuorosuunnittelujärjestelmässä on helppoa – se vähentää hallinnollista kuormitusta huomattavasti. Lisäksi järjestelmä laskee automaattisesti osaamisen kehitykseen kuluvan ajan, mistä on suurta apua, koska osaamisen kehitykseen kuluva aika on hankala laskea käsin.

Lopuksi

Jos haluat lukea lisää työvuoroluetteloiden piilevistä vaaroista ja hyödyistä sekä siitä, mitä voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, ilmoittaudu maksuttomaan verkkoseminaariimme.

Lisätietoa siitä, mitä toimintoja voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, on kotisivullamme.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT