Näin tehostat työvuorosuunnitteluasi

Kaikissa oppilaitoksissa on työvuorosuunnittelun käsittelyä ja hallinnointia. Menetelmät vaihtelevat. Yleensä resursseja ja kuormitusta suunnitellaan jo käytössä olevissa ja tutuissa työkaluissa. Se työkalu on aivan liian usein Excel. Kuulostaako tutulta?

Tämä artikkeli käsittelee sitä, miten voit työskennellä tehokkaammin, säästää aikaa ja yksinkertaistaa suunnitteluasi käyttämällä älykästä ja ammattimaista työvuorosuunnittelutyökalua.

Aina ajantasaiset tiedot – helpompi suunnittelu

Suuri haaste työvuorosuunnittelussa on selvittää nopeasti, mitä henkilöstömuutoksia tapahtuu ja milloin – kaikkea sairauksista, lomista ja vapaapäivistä uusiin työsuhteisiin, irtisanomisiin tai muutoksiin työsuhteen laajuudessa.
Käyttäessäsi ammattimaista työvuorosuunnittelutyökalua, joka on integroitu henkilöstöjärjestelmään oppilaitoksessasi, saat automaattisesti tietoa kaikista henkilöstömuutoksista. Et joudu itse etsimään tietoja, mikä lyhentää käsittelyaikoja ja vähentää väärinymmärrysten riskiä. Sen sijaan osastopäälliköt saavat ilmoituksen muutoksista järjestelmästä ja voivat muuttaa suunnitelmia heti ilman, että toiminta keskeytyy.

Vähemmän hallinnollista rasitusta – enemmän aikaa muuhun

Työvuorosuunnittelun automatisoinnilla on äärettömän monia etuja. Digitaalinen työvuorosuunnittelutyökalu vähentää esimerkiksi hallinnollista rasitusta, lisää läpinäkyvyyttä kaikissa vaiheissa ja antaa kattavan yleiskuvan kustannuksista ja miehitysasteesta.
Ennen kaikkea säästät aikaa. Ammattimaisessa työvuorosuunnittelutyökalussa on useita hyviä toimintoja, jotka käsittelevät muun muassa:

  • Lainatun ja vuokratun henkilöstön hallinnointia laitosten välillä.
  • Palkkatiliöinnin kehittelyä.
  • Työvuoroluetteloiden allekirjoittamista.
  • Tuottojen ja kulujen seurantaa suunnittelun yhteydessä.
  • Delegoidun opinto-ohjelmien suunnittelun käsittelyä kurssivastaavalle.

Todella tarkka käsitys henkilöstön miehitysasteesta – ole hyvä työnantaja

Oppilaitoksilla on kaikkien työnantajien tavoin suuri vastuu työntekijöidensä työympäristöstä. Henkilöstö, joka työskentelee liian paljon pidemmän aikaa, ei voi hyvin, mikä voi tunnetusti johtaa uupumukseen tai pahimmassa tapauksessa sairauslomaan.
Käyttäessäsi ammattimaista työvuorosuunnittelutyökalua voit seurata miehitysastetta jatkuvasti kuukausikohtaisesti sitä mukaan, kun siihen tulee muutoksia – mitään ei jää huomioimatta. Järjestelmän ansiosta myös henkilöstön, esimiesten ja liiton on helppo nähdä kuormitus ja siihen kuuluva työvuoroluettelo, avoimesti ja turvallisesti.

Työaikasopimuksen noudattaminen – kaikki tekevät samalla tavalla

On tärkeää, että kaikki oppilaitoksessa, sekä työnantajat että työntekijät, noudattavat työaikasopimuksia. On kuitenkin hyvin yleistä, että muun muassa osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa, hallinnointiin kuluvaa aikaa, ylityötä ja lisätyötä käsitellään eri tavoin samassa oppilaitoksessa.

Ammattimaisen työvuorosuunnittelutyökalun ansiosta kaikille on selvää, mitä tehdään ja sitä on helppo seurata. Ylimääräinen hienous on, että voit allekirjoittaa ja arkistoida työvuoroluetteloita täysin digitaalisesti järjestelmässä.

Suurempi avoimuus – vähemmän väärinkäsityksiä

Siirtyessäsi manuaalisesta käsittelystä ammattimaiseen työvuorosuunnittelujärjestelmään yksi suurimmista hyödyistä on, että työntekijöillä on aina ajantasainen työvuoroluettelo käytettävissään. Säästyt väärinkäsityksiltä, ärtymykseltä ja lisätyöltä, joita usein seuraa työvuoroluettelosta, joka ei ole ajantasainen – kaikki pääsevät käsiksi tietoihin, jotka ovat aina ajan tasalla.

Näkymät

Lisäksi järjestelmä tarjoaa selkeät yhteenvedot eri näkymistä, mikä auttaa opettajia, osastopäällikköjä, johtoa ja liittoa suorittamaan tehtävänsä. Esimerkkejä näkymistä ovat kuormitus henkilöä kohti kuukaudessa sekä graafinen esitys siitä, milloin kurssit ja toiminnot tapahtuvat lukuvuoden aikana.

Excel selviytyy paljosta, muttei läheskään kaikesta

Muutama sana Excelistä. Microsoft Excel näki päivänvalon yli 30 vuotta sitten, ja se on edelleen ehdottomasti yleisin ratkaisu niille, joilla ei ole ammattimaista työvuorosuunnittelujärjestelmää. Excelin avulla pääsee tietenkin pitkälle, mutta mitä useammin asiakirjan parissa työskennellään ja mitä laajempi siitä tulee, sitä useammin alkaa ilmaantua ongelmia.

  • Riippuvainen yhdestä henkilöstä: Kun oman Excel-ratkaisun tehnyt henkilö lopettaa, ratkaisusta tulee usein täysin käyttökelvoton.
  • Riskit, kun totuudesta on useita versioita: Organisaatiossa liikkuu vanhentuneita kopioita työvuoroluetteloista tai jo vanhentuneisiin versioihin tehdään uusia muutoksia.
  • Tietoturvariskit: Excel-asiakirja sisältää usein herkkäluonteisia tietoja esimerkiksi poissaoloista tai sairauksista. Tietoturvan rikkomiseen riittää se, että Excel-asiakirja lähetetään väärään sähköpostiosoitteeseen.
  • Inhimillinen tekijä aiheuttaa taulukoissa virheitä: Excelissä on hyvin yleistä (ja helppoa) laskea väärin.
  • Vaikea laajentaa: Kun suunnittelijoita on yhä enemmän ja etenkin, kun kurssivastaavat osallistuvat suunnitteluun, tilanne monimutkaistuu ja virheet ovat todennäköisempiä.
  • Haasteena tietosuoja-asetuksen noudattaminen: Kaikkien GDPR-vaatimusten noudattaminen on erittäin vaikeaa Excel-pohjaisilla ratkaisuilla ja johdolle on haastavaa varmistaa, ettei tietoja jaeta ulkopuolisille, että ne tallennetaan ja että niitä käsitellään turvallisesti.

Lopuksi

Olet nyt saanut pikakatsauksen siihen, miten ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä voi auttaa sinua ja oppilaitostasi. Tiivistettynä se säästää aikaa, helpottaa, tehostaa ja pitää jatkuvasti sinut, johdon, liiton ja työntekijät ajan tasalla työvuoroluetteloista, kuormituksesta, budjetista ja muutoksista. Mitä tahansa tapahtuu silloin, kun se tapahtuu.

Jos haluat lukea lisää työvuoroluetteloiden piilevistä vaaroista ja hyödyistä sekä siitä, mitä voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, ilmoittaudu maksuttomaan verkkoseminaariimme.

Lue lisää siitä, mitä hyötyä on erityisesti oppilaitoksille suunnitellusta ammattimaisesta työvuorosuunnittelujärjestelmästä.

Tässä tärkeimmät vaatimukset, jotka oppilaitoksen on asetettava ammattimaiselle työvuorosuunnittelujärjestelmälle.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT