Hanki käsitys työvuorosuunnitteluprosessin eri osista

Oppilaitoksen yhteinen työvuorosuunnitteluprosessi antaa usein selkeän strategisen edun. Prosessista tulee tärkeä perusta oppilaitoksen kehitykselle ja työlle jatkuvien parannusten kanssa. Se antaa työntekijöille selkeämmän käsityksen siitä, miten asiat toimivat ja mihin ne sijoittuvat. Kaikki kokevat suurempaa yhteenkuuluvuutta työhön, tuntevat olevansa arvostetumpia ja saavat paremman käsityksen siitä, mikä merkitys heidän työllään ja muiden työllä on lopputuloksen kannalta.

Yhteisellä työvuorosuunnitteluprosessilla on myös helpompaa kommunikoida organisaation sisällä, kun kaikilla on sama käsitys prosessista. Myös johdon päätöksentekoprosessi helpottuu, kun organisaatio saa yhtenäisen, täydellisen ja tasavertaisen pohjan päätöksenteolle.

Yleiskatsaus

Oppilaitoksesta riippumatta työvuorosuunnitteluprosessi noudattaa suurimmalta osin samoja yleisvaiheita. Prosessille on ominaista se, että se toistetaan jokaisena toimintavuotena ja se noudattaa vaiheita suunnittelu, toteutus ja täsmäytys. Prosessi voi olla myös jaettu puolen vuoden jaksoihin niin, että suunnittelu, toteutus ja täsmäytys tehdään puolen vuoden välein.

Suunnitteluvaihe

Suunnitteluvaiheen aikana viimeistelet tulevan jakson suunnitelman. Suunnitteluvaihe jaetaan puolestaan vaiheisiin Valmistelu, Miehitys, Täsmäytys ja Tiliöintipohja.

Valmisteluvaiheen aikana kopioidaan yleensä edellisen vuoden suunnitelma, koska miehitys ja opinto-ohjelman suunnittelu ovat suurelta osin samoja kuin aikaisempana vuonna. Kopioinnin jälkeen poistat kursseja, jotka eivät ole enää ajankohtaisia, ja uudet kurssit järjestellään oikeaan kohtaan rakenteessa. Uudet kurssit lisätään automaattisesti, koska järjestelmä sisältää integraation oppilaitoksen kurssijärjestelmään. Ulkoinen henkilöstö, joka ei ole enää ajankohtainen miehityksen kannalta poistetaan ja uusi ulkoinen henkilöstö rekisteröidään manuaalisesti.

Miehitysvaiheessa suoritetaan todellinen opinto-ohjelman suunnittelu ja miehitys. Ensimmäisenä vaiheena on kartoittaa suunniteltujen oppilaiden lukumäärä ja odotettu opintojen läpäisyaste. Sen jälkeen työvuorosuunnittelujärjestelmä laskee kurssin arvioidun budjetin osaston laskentakaavan mukaan. Arvioitua budjettia käytetään perustana kurssin todellisen budjetin jakamiseen. Todellinen budjetti voi olla sekä isompi että pienempi riippuen kurssin kulloistakin edellytyksistä. Miehitystä verrataan myöhemmin todelliseen budjettiin, jotta voidaan varmistaa, ettei miehitys ylitä budjettia.

Sen jälkeen alkaa miehitys ja opinto-ohjelman suunnittelu. Opinto-ohjelman suunnittelulla tarkoitamme muun muassa luentojen, laboratorioesittelyiden, kurssivastuun ja tenttien tarkkaa suunnittelua. Tämän tekee yleensä kurssivastaava. Opinto-ohjelman suunnittelu muodostaa sitten henkilökunnan miehityksen perustan. Kurssivastaavalla ei kuitenkaan ole itsellään valtuuksia päättää miehityksestä, koska tämä vaatii kokonaiskuvan koko miehitystilanteesta. Sen sijaan kurssivastaava voi lähettää toivomuksen miehityksestä siitä vastaavalle henkilölle.

Kun opinto-ohjelman suunnittelu on suoritettu kokonaisuudessaan ja kaikki toivomukset miehityksestä ovat tulleet, alkaa itse miehitys. Silloin ratkaistaan se, mitä toivomuksia hyväksytään ja mitä täytyy muokata. Tässä tilanteessa tapahtuu myös mahdollinen henkilökunnan vuokraaminen oppilaitoksen muihin laitoksiin.

Opinto-ohjelman suunnittelua ei aina siirretä kurssivastaavalle edellä mainitulla tavalla. Sen sijaan sama henkilö voi hoitaa sekä opinto-ohjelman suunnittelun että miehityksen. Se, miten oppilaitos työstää opinto-ohjelman suunnittelua ja miehitystä, voi myös vaihdella oppilaitoksen eri laitosten välillä.

Jos taloudellinen näkökulma kiinnostaa, teette nyt myös analyysin tuotoista ja kuluista kunkin yksittäisen kurssin osalta nähdäksenne, onko suunnitelma taloudellisten rajoitusten puitteissa.

Kun suunnitelma on valmis, se julkaistaan yleensä henkilökunnalle. Sen jälkeen suoritetaan kehityskeskustelu. Jos työaikasopimus vaatii, henkilökohtainen työvuoroluettelo allekirjoitetaan tässä vaiheessa.

Kun olette täsmäyttäneet suunnittelun, taloustieteilijät tekevät henkilökunnan palkan tiliöintipohjan. Tämä pohja rekisteröidään sitten henkilöstöjärjestelmään ja se muodostaa pohjan tilinpäätökselle.

Toteutusvaihe

Toteutusvaiheessa tehdään jatkuvaa uudelleensuunnittelua sitä mukaa, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia. Esimerkkejä muutoksista ovat lähtevä henkilökunta tai henkilökunta, joka on poissa eri syistä (sairaus, vanhempainloma, virkavapaa jne.) tai jos kurssin edellytykset muuttuvat esimerkiksi, jos rekisteröityjä oppilaita ei ole suunniteltu määrä. Uudelleensuunnittelun helpottamiseksi on tärkeää, että järjestelmässä on integraatio henkilöstöjärjestelmään, jotta suunnittelija saa tietoonsa kaikki henkilökunnan poissaolot.

Toteutusvaiheessa täsmäytät myös suunnittelun henkilöstöjärjestelmän palkkatiliöintiin: tiliöinti päivitetään osin tuloksella täsmäytyspäivään saakka, osin tuleva palkkatiliöinti päivitetään, jotta se noudattaa uutta suunnitelmaa. Se, kuinka usein täsmäytys tehdään, vaihtelee siitä, ettei sitä tehdä koskaan siihen, että se tehdään puolen vuoden tai neljännesvuoden välein.

Täsmätysvaihe

Kun toimintavuosi on päättynyt, teet täsmäytyksen henkilökunnan lisätyöstä ja ylityöstä ja mahdollinen ylimääräinen osa siirretään seuraavaan toimintavuoteen tai maksetaan korvauksena. Sen jälkeen tehdään viimeinen henkilökunnan tiliöinnin täsmäytys.

Riippuvuus muista prosesseista

Työvuorosuunnitteluprosessilla on myös yhteyksiä pitkäaikaiseen opinto-ohjelmien suunnitteluun, budjettityöhön, tilinpäätökseen ja aikatauluttamiseen.

Tehtävät ja vastuut tärkeitä täydellisen käsittelyn kannalta

Täydelliseen työvuorosuunnitteluprosessiin vaaditaan myös kaikkien roolien ja niiden vastuiden kuvaus. Esimerkkejä rooleista ovat päävastuu koko prosessista, miehityksestä, opinto-ohjelman suunnittelusta ja taloudellisesta puolesta. On myös tärkeää määrittää
kunkin toiminnon valmistumispäivä.

Lopuksi

Yhteisen työvuorosuunnitteluprosessin käyttöönotto koko oppilaitoksessa tarjoaa monia etuja, mutta voi olla myös haaste. Tehokas tuki käyttöönotossa on hankkia yhteinen työvuorosuunnittelujärjestelmä oppilaitokselle.

Työvuorosuunnittelujärjestelmä tarjoaa nimittäin ne toiminnot, näkymät ja raportit, joita tarvitaan valitun prosessin tehokkaaseen työstämiseen. Oppilaitokset hyötyvät työvuorosuunnittelujärjestelmästä muillakin tavoin. Klikkaa linkkiä nähdäksesi kuvauksen oppilaitoksille suunnitellun työvuorosuunnittelujärjestelmän suurimmista hyödyistä.

Jos käytätte nykyisellään joissakin organisaation osissa itse kehitettyä esimerkiksi Excel-pohjaista työvuorosuunnitteluratkaisua, saatatte haluta lukea siitä, mitä rajoituksia Excel-pohjaisilla työvuorosuunnitteluratkaisuilla on.