”Enklare att se hur förändringar påverkar verksamheten”

Mittuniversitetet har tre campus, i Härnösand, Sundsvall och Östersund. Hela universitetet har 1 000 anställda samt ett antal inhyrda medarbetare och konsulter. Universitetet är ett av Sveriges ledande lärosäten när det gäller distansutbildningar. Tomas Berglund är vicedekan på humanvetenskapliga fakulteten och projektledare för införandet av Retendo Academic.

Hur använder ni Retendo Academic?

– Vi använder det i alla delar av universitetet som jobbar med utbildning och forskning. Vi håller även på att sätta upp det för förvaltning och bibliotek. Främst är det vårt tjänsteplaneringsverktyg, men vi ska också få en komplettering som ger en högre grad av ekonomisk uppföljning. Med kompletteringen får vi ett verktyg där vi redan i planeringsfasen kan se om vår tilldelning av lärartimmar på våra kurser är ekonomiskt hållbar eller behöver ändras.

Varför valde ni Retendo?

– Retendo valde vi för att det var ett verktyg speciellt framtaget för den akademiska verksamheten. Innan hade vi i stort sett lika många varianter av tjänsteverktyg som avdelningar på universitetet. Det försvårade samordningen och samma typ av information knappades in flera gånger i olika system.

Hur hjälper det er till ökad effektivitet?

– Vi ser att det kommer att ge arbetsbesparingar i och med att vi får en integration mellan våra planeringssystem så att de kan kommunicera direkt med varandra. Då slipper vi mata in samma uppgifter i flera olika system. – Vi håller också på att byta våra verktyg för budget, studentplanering och personalhantering, så det är flera system som ändras samtidigt. När alla nya system är på plats ska Retendos tjänsteplanering styra konteringen i personalsystemet, så att alla omföringar till följd av förändringar i tjänsterna uppdateras med automatik. Det blir då enklare att stämma av konton under året och ligga betydligt mer rätt i våra beräkningar.

Vilka är de tre största fördelarna med Retendo?

– Vi får ett mer jämförbart och stabilt sätt att följa upp tjänsteplaneringar. Dessutom ger scenariofunktionen väldigt goda möjligheter att kunna se hur en förändring i ekonomiska förutsättningar påverkar verksamheten. Där kan vi mycket snabbare och enklare se hur det påverkar vårt behov av personal. Retendo ger oss också snabba möjligheter att följa upp på kursnivå och ämnesnivå om resurserna räcker när vi räknar om kronor till timmar.

Hur fungerade införandeprocessen?

– Jag tycker att införandet så här långt har gått bra. Det är en omfattande process att få 60 personer som planerare att anpassa sig och ta till sig verktyget. Så fort vi ger klartecken till en förändring eller rapporterar ett fel får vi väldigt snabb respons.