”Nu har vi en bättre överblick över personalens tjänstgöring”

Retendo Academic är ett verktyg för bemanningsplanering skräddarsytt för den akademiska världen. På institutionen för naturvetenskapernas och matematikens didaktik vid Umeå universitet använder man systemet sedan 2011. Anna-Karin Persson, studierektor vid institutionen, fick några frågor om erfarenheterna av Retendo Academic.

Hur använder ni Retendo Academic?

– Vi lägger in all vår personals alla uppdrag i systemet. Hur mycket tid de har på respektive uppdrag, i timmar eller procent. Sedan kan respektive medarbetare logga in och se sin tjänstgöring, vem som är kursansvarig, vem man ska jobba med, hur många timmar som det är planerat att man ska göra.

Hur har det hjälpt er att bli effektivare?

– Bland annat för att vi inte behöver dubbelkolla olika Excelfiler som vi använde tidigare. Nu känns det också tryggt att summeringarna blir rätt i systemet. Vi får också lättare en bättre överblick över personalens tjänstgöring, hur timmarna är lagda över året och arbetsbelastning. Det känns också tryggare att allt lagras i det här webbaserade verktyget.

Vilka är det tre största fördelarna?

– Man kan logga in överallt. Jag kommer åt det bara jag har tillgång till nätet. Sedan behöver jag inte fundera på backup-delen. Det är ordnat från Retendo. Det underlättar också att summeringarna känns säkra, att allt är länkat. Om jag ändrar bemanningen i en kurs så ändras det automatiskt överallt. Det är tryggt och enkelt när man kommer in i det. Sedan har vi ett väldigt bra samarbete med Retendo, som har visat stor lyhördhet i utvecklingen av verktyget.

Hur kommer det sig att ni valde Retendo?

– Såväl universitetsledningen som personalenheten och facket hade sett ett behov ett gemensamt bemanningsverktyg för all personal. Det fanns då en otrolig spridning av planeringssätt, från kollegieblock och Excelfiler till mer eller mindre avancerade egenutvecklade system som var personknutna och därmed sårbara. Man började letade i Sverige och utomlands efter ett bemanningsverktyg för universitet men hittade inget som passade. Retendo såg möjligheten att bygga vidare på sitt system och resultatet blev Retendo Academic.