”Retendo är väldigt lyhörda för våra önskemål”

Karlstads universitet har omkring 1 300 anställda och 19 000 studenter, inom totalt 50 ämnesområden. Retendo Academic infördes 2014 som tjänsteplaneringsverktyg för hela universitetet som valde att utse två personer, en på varje fakultet, som ansvariga för användarsupporten. En av dem är Monica Jakobsson, proprefekt och studierektor.

Hur använder ni Retendo Academic?

– I nuläget är det ett tjänsteplaneringsverktyg där medarbetarna ser hur deras arbetstid är fördelad. Det finns även önskemål att vi på sikt ska kunna integrera ekonomisystem i Retendo. Men det viktiga är att vi har fått ett gemensamt system, så att alla planerar på samma sätt.

Hur gick införandet?

– Det skapades en projektgrupp 2014 med några studierektorer, prefekter och ekonomer som fick testa. Först gjorde vi ’torrsim’ med fiktiva människor, men det var först när all information om kurser och personal flyttades över till Retendo som det blev roligt. Vi behövde ju få en känsla för hur vi ville bygga vår struktur, där vissa saker är universitetsgemensamma men där varje institution sedan lägger in sina uppdrag.

På vilket sätt ökar Retendo effektiviteten?

– Till att börja med är det lätt att hitta och komma åt. De gamla Excelarken var ju undangömda i någon internmapp. Det är också enklare att få fram information, exempelvis hur mycket kompetensutvecklingstid som ligger på en institution eller hur mycket tid enskilda kurser har.

– Det förenklar också för lärarna eftersom de kan se även kollegernas tjänsteplanering, vilka som ska vara med på ”min” kurs, vem som är kursansvarig, examinator och så vidare. Däremot kan man inte se tjänsteplaneringen för kollegan på en annan institution, men istället har Retendo skapat en ut- och inlåningsfunktion. Om jag behöver någon från kemi skickar jag en förfrågan till kemiinstitutionen via programmet, då svarar de att ’du får Kalle 40 timmar’ och det läggs då in på Kalles tjänsteplanering. Retendo är väldigt lyhörda för vad vi tycker och försöker möta våra önskemål.

Vilka är de tre största fördelarna?

– Det är enhetligheten, översikten och integrationen med andra program som Ladok och personalprogrammet Primula. En annan viktig fördel är att många universitet har samma system och kan utbyta erfarenheter och idéer. Vi träffas med jämna mellanrum för att prata om vad som fungerar bra och vad vi vill utveckla.

Hur fungerar supporten tycker du?

– Jag är jättenöjd, men som användarsupport till de andra på fakulteten har jag ju lite gräddfil. I början ringde man till Retendo men sedan skapades en supportfunktion med skriftliga svar. Om det är frågor som berör många lägger vi ut det på en gemensam samarbetsyta på intranätet.