Få styr på arbejdstidsplanlægningsprocessen forskellige dele

En fælles arbejdstidsplanlægningsproces giver læreanstalten en klar strategisk fordel. Processen bliver et vigtigt grundlag for læreanstaltens udvikling og arbejde med løbende forbedringer. Den giver medarbejderne en bedre forståelse af, hvordan tingene fungerer, og hvor de passer ind. Alle oplever en større samhørighed med deres arbejde, føler sig mere værdsatte og får en større forståelse af, hvilken betydning deres og andres arbejde har for det samlede resultat.

En fælles arbejdstidsplanlægningsproces, hvor alle har det samme syn på processen, gør det også nemmere at kommunikere internt i organisationen. Ledelsens beslutningsproces bliver desuden enklere, når organisationen får et ensartet, komplet og ligeværdigt beslutningsgrundlag.

Overblik

Processen for arbejdstidsplanlægning følger stort set de samme overordnede faser, uanset læreanstalt. Processen er kendetegnet af, at den gentages inden starten af hvert virksomhedsår og består af faserne planlægning, gennemførelse og afstemning. Processen kan også udføres to gange om året, så planlægning, gennemførelse og afstemning sker hvert halve år.

Planlægningsfasen

I planlægningsfasen udarbejder du planlægningen for den kommende periode. Planlægningsfasen deles op i momenterne Forberedelser, Bemanding, Afstemning og Bogføringsdokumentation.

Under Forberedelser er det helt almindeligt, at man kopierer det foregående års planlægning, eftersom bemanding og kursusplanlægning i vid udstrækning er identisk med tidligere år. Efter kopiering fjerner man de kurser, der ikke længere er aktuelle, og nye kurser, der er blevet tilføjet, placeres på det rigtige sted i strukturen. Nye kurser lægges automatisk ind via integration med læreanstaltens kursussystem. Eksterne medarbejdere, som ikke længere er aktuelle at bemande, fjernes, og nye, eksterne medarbejdere, tilføjes manuelt.

I momentet Bemanding sker den faktiske kursusplanlægning og bemanding. Det første skridt er at gennemgå det planlagte antal studerende og den forventede gennemstrømning. Derefter beregner arbejdstidsplanlægningssystemet budgettet for kurset på baggrund af afdelingens formel for dette. Det beregnede budget anvendes som grundlag for tildeling af det faktiske budget til kurset. Det faktiske budget kan være både større og mindre afhængigt af de aktuelle forudsætninger for kurset. Det er det faktiske budget, som du senere skal holde bemandingen op imod for at være sikker på, at bemandingen ikke overskrider budgettet.

Derefter tager bemandingen og kursusplanlægningen over. Med kursusplanlægning mener vi den detaljerede planlægning af blandt andet forelæsninger, laboratorieforsøg, kursusansvar og eksaminer. Det er som regel den kursusansvarlige, der står for dette. Kursusplanlægningen fungerer efterfølgende som grundlag for bemandingen. Den kursusansvarlige har dog som regel ikke mandat til selv at vælge bemanding, eftersom det kræver et overblik over den samlede bemanding. I stedet sender den kursusansvarlige sine bemandingsønsker til den person, der er ansvarlig for bemandingen.

Når kursusplanlægningen er på plads, og alle ønsker om bemanding er modtaget, begynder selve bemandingen. Her afgøres det, hvilke ønsker der skal godkendes, og hvilke der skal justeres. I dette moment foretages der også indlån og udlån af personale til andre institutter på læreanstalten.

Kursusplanlægningen er dog ikke altid uddelegeret til den kursusansvarlige på den måde, der er beskrevet herover. I stedet kan både kursusplanlægning og bemanding udføres af en og samme person. Arbejdet med kursusplanlægning og bemanding kan desuden variere fra institut til institut på læreanstalten.

Hvis det økonomiske perspektiv er interessant, foretages der nu en analyse af indtægter og udgifter for hvert enkelt kursus, så man kan se, om planlægningen holder sig inden for de økonomiske rammer.

Når planlægningen er færdig, bliver den som regel publiceret, så personalet kan se den. Derefter gennemføres der medarbejdersamtaler. Hvis arbejdstidsaftalen kræver det, underskrives den personlige arbejdstidsplan nu.

Når planlægningen er afstemt, trækker økonomiafdelingen dokumentation til bogføring af personalets løn ud af systemet. Dokumentationen registreres derefter i personalesystemet og danner grundlag for den økonomiske rapportering.

Gennemførelsesfasen

I gennemførelsesfasen sker der løbende ændringer af planlægningen, efterhånden som der sker forandringer i virksomheden. Det kan fx være personale, der stopper eller af forskellige årsager er fraværende (sygdom, barsel, orlov osv.), eller ændrede forudsætninger for et kursus, fx hvis der ikke er så mange tilmeldte studerende som planlagt. For at gøre det nemmere at ændre planlægningen er det vigtigt, at systemet er integreret med personalesystemet, så planlæggeren får information om personalets fravær.

I gennemførelsesfasen afstemmes planlægningen også i forhold til den løn, der er lagt ind i personalesystemet. Dels opdateres bogføringen med udfaldet frem til afstemningsdatoen, og dels opdateres den kommende lønbogføring, så den stemmer overens med den nye planlægning. Afstemningens hyppighed varierer fra aldrig til halvårligt eller kvartalsvis.

Afstemningsfasen

Når virksomhedsåret er afsluttet, foretages der en afstemning af personalets ekstra timer og overarbejdstimer, og en eventuel overskydende del overføres til det efterfølgende virksomhedsår eller udbetales som løn. Derefter udføres en endelig afstemning af personalets løn.

Afhængighed af andre processer

Arbejdstidsplanlægningsprocessen er også knyttet til den langsigtede kursusplanlægning, budgetlægning, den økonomiske rapportering og skemalægning.

Roller og ansvar er vigtige for en komplet proces

En komplet arbejdsproces kræver også en beskrivelse af alle involveredes roller og deres respektive ansvarsområder. Eksempler på roller kan fx være overordnet ansvar for hele processen, for bemandingen, for kursusplanlægningen og for økonomien. Det er også vigtigt at angive en tidsfrist for afslutningen af hver aktivitet.

Afslutningsvis

Implementeringen af en fælles arbejdstidsplanlægningsproces for hele læreanstalten giver mange fordele men kan også være en udfordring. Et fælles arbejdstidsplanlægningssystem kan være en stor hjælp i forbindelse med implementeringen. Et arbejdstidsplanlægningssystem indeholder nemlig de funktioner, visninger og rapporter, der er nødvendige for, at man kan arbejde effektivt med den valgte proces.

Arbejdstidsplanlægningssystemet indebærer en række andre fordele for læreanstalten. Klik på linket for at se en beskrivelse af de største fordele ved et arbejdstidsplanlægningssystem, som er tilpasset læreanstalter.

Hvis I i dag benytter egenudviklede arbejdstidsplanlægningsløsninger i jeres organisation, fx i Excel, er du måske interesseret i at læse om, hvilke begrænsninger arbejdstidsplanlægningsløsninger i Excel indebærer.