De 18 vigtigste krav, du bør stille til et arbejdstidsplanlægningssystem

For en læreanstalt er der mange fordele ved at benytte et arbejdstidsplanlægningssystem. Men når systemet skal anskaffes, gælder det om at vide, hvad du leder efter, så du vælger det system, der har størst værdi for lige netop din virksomhed. I denne artikel hjælper vi dig med at vælge rigtigt ved at beskrive de 18 vigtigste krav, som et godt arbejdstidsplanlægningssystem bør opfylde.

1. Systemet skal være specialtilpasset til læreanstalter

Det er vigtigt at vælge et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er tilpasset til læreanstalter. Systemet skal have eksisteret i længere tid, anvendes af flere læreanstalter og være udviklet med brugernes behov i fokus. Det er også vigtigt, at systemet videreudvikles løbende i samspil med brugerne og i takt med ændringer i omverdenen, for eksempel ændringer af love og regler.

2. Forskellige personaleoversigter

Gode personaleoversigter er en vigtig forudsætning for et godt overblik over bemandingen. Oversigterne bør vise personalets bemandingsgrad fordelt pr. måned i den valgte periode, personalets bemandingsbare tid, bemandet og ikke bemandet tid i den valgte periode, personalets samlede fravær over tid og i antal timer.

Personalet skal også kunne grupperes efter blandt andet personalekategori, afdeling, om personalet er ansat, indlånt eller eksternt samt baseret på egne grupperinger. Det er også utroligt praktisk, hvis der er en funktion til filtrering af disse.

3. En komplet arbejdstidsplan

Arbejdstidsplanen skal give et fuldstændigt billede af alle de kurser, projekter og andet løbende arbejde, som personen er bemandet på i den valgte periode. Oversigterne bør indeholde arbejdstid pr. år, bemandingsbar tid og opsummeret fravær (fordelt efter fraværstype), bemandet tid (både totalt og pr. arbejdstype), ikke bemandet tid og efterspurgt tid. Personens bemandingsgrad skal også vises på månedsbasis for den valgte periode.

Det er en stor hjælp, hvis systemet viser grafisk, hvornår kurser, projekter og løbende arbejde starter og slutter. Det skal være enkelt at finde information om enkelte kurser, så man kan se bemanding og planlægning for kurset. Arbejdstidsplanen skal også kunne ændres ud fra brugerens adgangsrettigheder.

4. Detaljerede oversigter over kurser og projekter

Samtlige kurser og løbende arbejde skal kunne grupperes i det ønskede antal porteføljer og niveauer. Eksempler på porteføljer på det øverste niveau er grunduddannelse, videregående uddannelse, forskning, eksterne opgaver og interne opgaver. Adgangsrettigheder til bemanding og planlægning skal kunne angives for hver portefølje.

For at få en komplet oversigt skal opsummering og oversigt ske på hvert niveau i porteføljestrukturen. Det kan for eksempel være for budget, bemanding, efterspurgt, indtægter og udgifter, planlagt antal studerende og registreret antal studerende.
Sammenstillingerne skal kunne grupperes efter fx opgavetype, opgavestatus og virksomhedstype, og der skal kunne filtreres efter fx status, studieby og omkostningssted.

5. Kursusbemanding i timer eller procent

Et kursus skal kunne bemandes med flere personer, og for hver person skal der kunne angives et eller flere bemandingstilfælde. Det er vigtigt, at bemandingen kan angives i både timer eller procent af fuld tid. Hver bemanding skal kunne være foreløbig, bekræftet eller afvist og vises grafisk med en opsummering nederst. Kun bemanding, der ligger i den valgte periode, skal vises.

6. Detaljeret kursusplanlægning, som kan uddelegeres

Det er vigtigt, at systemet gør det muligt at planlægge et kursus i detaljer, for eksempel forelæsninger, laboratorietid, kursusansvar, opgaveretning, praktikophold eller andre valgfri aktiviteter. Planlægningen skal kunne lægges frem i tid, og en eller flere personer skal kunne sættes på én og samme aktivitet. Planlægningen skal også kunne vises grafisk (Gantt-skema).

Kursusplanlægningen skal kunne uddelegeres til den kursusansvarlige, som derefter indsender ønsker om bemanding til den person, der er ansvarlig for den samlede bemanding.
Den udførte bemanding skal kunne omdannes til en foreløbig bemanding, så den kursusansvarlige skal kunne anmode den bemandingsansvarlige om personale.

7. Understøttelse af arbejdstidsplanlægningsprocessens forskellige faser

Arbejdstidsplanlægningssystemet skal understøtte de forskellige faser i arbejdstidsplanlægningsprocessen, fx planlægning, gennemførelse, opfølgning og afstemning. Forskellige dele af planlægningen skal kunne befinde sig i forskellige faser samtidig.

8. Håndtering af ind- og udlån af personale

En vigtig funktion, som arbejdstidsplanlægningssystemet bør have, er håndtering af indlån og udlån af personale mellem afdelinger. Der skal kunne oprettes anmodninger både automatisk på baggrund af den foreløbige bemanding og manuelt. Modtageren af en anmodning skal kunne komme med forslag til andre alternativer. Her er det mest hensigtsmæssige, at der automatisk sendes notifikationer, når anmodninger modtages, besvares og accepteres – både via e-mail og i systemet.

9. Signering af arbejdstidsplaner

Arbejdstidsaftalen indebærer ofte et krav om signering af arbejdstidsplaner. Det skal kunne gøres elektronisk i systemet. Der bør være en oversigt over hver enkelt medarbejders signering, og når signeringen er gennemført, skal den signerede arbejdstidsplan arkiveres og låses. Medarbejderne skal altid have adgang til deres arkiverede arbejdstidsplaner.

10. Mulighed for at teste forskellige scenarier

En anden funktion, som er praktisk at have i arbejdstidsplanlægningssystemet, er muligheden for at oprette alternative planlægninger (scenarier) på baggrund af den aktuelle planlægning. I de alternative planer skal bemanding og planlægning kunne ske som normalt. Der skal kunne publiceres en alternativ planlægning for personalet, og den skal ved behov kunne låses og arkiveres.

11. Beregning af indtægter og udgifter

Det er vigtigt, at arbejdstidsplanlægningssystemet kan beregne indtægter og udgifter for kurser i henhold til formlen for det offentlige tilskud og trække afdelingsspecifikke overheadudgifter fra. Udgifter til bemanding skal beregnes ud fra personalets månedsløn med tillæg for lønudgifter og specifikke tillæg baseret på kursus- eller projekttype. Indtægter og udgifter skal periodiseres pr. kalendermåned, og resultatet skal beregnes pr. kursus og indtægter. Udgifter og resultater bør også opsummeres pr. portefølje.

12. Rollebaserede adgangsrettigheder

For at gøre det nemmere for brugerne at arbejde med arbejdstidsplanlægningssystemet skal det være muligt at definere roller med forskellige adgangsrettigheder. Der skal også være forhåndsdefinerede roller baseret på de mest almindelige roller, for eksempel kursusansvarlige, planlæggere, økonomer og chefer.

13. Skjult planlægningstilstand

Al planlægning skal kunne ske i en skjult planlægningstilstand, hvor personalet ikke kan se planlægningen. Den skal kunne publiceres for personalet, efterhånden som den bliver færdig. Publiceringen skal også kunne styres individuelt for hver enkelt kursus eller projekt.

14. Beregning af efteruddannelsestid og administrativ tid

Arbejdstidsaftalen indeholder som regel krav om, at personalet skal have efteruddannelsestid og administrativ tid. Reglerne for beregning af disse kan i nogle tilfælde være meget komplicerede, især hvis personens ansættelse varierer meget i løbet af året, og hvis vedkommende har meget fravær. Et arbejdstidsplanlægningssystem skal understøtte de mest almindelige beregningsmetoder til efteruddannelsestid og administrativ tid.

15. Mulighed for at tilpasse de viste perioder

Når man planlægger, skal man kunne arbejde med forskellige perioder, fx kalenderår, halvår, kvartal, læseår, semester, læseperiode eller en helt valgfri periode. Der må ikke findes begrænsninger af den valgte periode – den skal fx kunne spænde over flere kalenderår. Man skal have mulighed for at vælge, hvordan perioden skal deles op, fx pr. måned eller pr. uge. Det skal også være nemt at skifte mellem forhåndsdefinerede, navngivne perioder. Forhåndsdefinerede perioder, som er fælles for alle brugere, skal kunne placeres centralt, og perioder, som kun er relevante for en eller nogle få brugere, skal kunne lægges op af brugerne selv.

Indholdet i alle visninger og sammenstillinger skal tilpasses automatisk, så det kun er kurser, projekter, tjenester eller andre informationer, der er relevante for den valgte periode, der vises. På samme måde er det kun de bemandede timer, der ligger i den valgte periode, der skal vises.

16. Integration med andre systemer

Når man planlægger arbejde, er det vigtigt, at systemet tager udgangspunkt i de senest tilgængelige informationer vedrørende fx personaleændringer eller ændringer i kurser. Derfor er det vigtigt, at arbejdstidsplanlægningssystemet har færdige løsninger til integration med personalesystemer (til overførsel af blandt andet personer, ansættelser og fravær), kursussystemer (til overførsel af blandt andet kurser, kursustilfælde, programtilknytning og planlagte/registrerede/eksaminerede studerende), økonomisystemer (til overførsel af blandt andet projekter og bogføringsværdier) og budgetsystemer (til overførsel af fx prognoser og udfald på aggregeret niveau).

17. Komplet information til bogføring af løn

Når bemandingen af den kommende planlægningsperiode er færdig, skal det i systemet være muligt at udtrække information om, hvordan personalets løn skal bogføres. Informationen skal tage hensyn til, om personalet er udlånt, og hvilket arbejde de i så fald er udlånt til. Derefter skal bogføringen kunne overføres til personalesystemet.

18. Tekniske krav

Læreanstalter opnår store fordele ved at have et webbaseret arbejdstidsplanlægningssystem, der tilbydes som en tjeneste. Så er det ikke nødvendigt at foretage en lokal installation på læreanstalten – brugerne får enkelt adgang til systemet via en browser. Opdateringer og vedligeholdelse af systemet varetages automatisk i “skyen” af systemleverandøren.

Man bør stille følgende tekniske krav til et webbaseret arbejdstidsplanlægningssystem. Det skal have Single sign-on i overensstemmelse med SAML 2.0 (SWAMID), og der skal tilbydes et testmiljø. Derudover skal systemet understøtte de mest almindelige browsere, og systemets driftsmiljø skal være helt redundant og have et dedikeret website til katastrofegendannelse. Det er også vigtigt, at systemet har en rapportgenerator, så man selv kan oprette rapporter på en effektiv måde.

Opsummering

Hvis du vil lære mere om, hvordan arbejdstidsplanlægningsprocessen kan organiseres på en læreanstalt, har vi også skrevet en artikel om det. Når læreanstalten har valgt arbejdstidsplanlægningssystem og skal implementere det i virksomheden, kan det desuden var nyttigt at kende til de kritiske faktorer, der er vigtige for en vellykket implementering.