Johto ei voi varmistaa, että sopimuksia noudatetaan, kun työvuoroluettelossa on puutteita

Kun oppilaitosten työvuoroluettelo ei toimi, johdon on vaikea seurata toimintaa ja ottaa työympäristövastuunsa varmistamalla, että oppilaitos noudattaa työaikasopimusta.

Myös liitto kärsii huonoista tai täysin puutteellisista asiakirjoista ja tiedoista, kun työvuoroluettelo ei toimi optimaalisesti.

Olemme työskennelleet oppilaitosten työvuorosuunnittelun parissa yli vuosikymmenen ajan ja olemme vuosien varrella koonneet lainauksia, jotka kuvastavat sitä turhautuneisuutta, jota johto ja liitto tuntevat huonon työvuorosuunnittelun vuoksi. Mutta – tietenkin meillä on myös ratkaisu.

Johdon näkökulmasta

Vaikeaa ottaa asiaankuuluvaa työympäristövastuuta

”Minun on vaikea saada yleiskuva siitä, paljonko ylityötä henkilöstöllä on. Minä olen vastuussa siitä, että henkilökunnan työkuormitus on tasainen, jotta he voisivat hyvin. Pahimmassa tapauksessa riskinä on, että joudumme työnantajina maksamaan huomattavasti vahingonkorvausta, jos ylitämme henkilöstön sallitun ylityö- ja lisätyöajan.”

Huono taloudellinen seuranta

”Mieti, jos palkkatiliöintiä voitaisi seurata kuukausittain sen sijaan, että sitä seurataan puolen vuoden välein – meillä olisi todella hyvä käsitys oppilaitoksen taloudellisesta tilanteesta! Nyt, kun saamme tuloksen puolen vuoden välein, olen usein tapahtuneen tosiasian edessä. Toivon, että voisin jo suunnittelun aikana nähdä, mitkä kurssit antavat yli- ja alijäämää, koska silloin saisin yhden lisäulottuvuuden johtooni.”

Ei läpinäkyvyyttä

”Opettajien keskuudessa on tasaisin väliajoin väärinkäsityksiä esimerkiksi siitä, kuka luennoi tietyllä kurssilla. Vikana on yleensä, että joku on katsonut väärää työvuoroluetteloa tai häntä ei ole tiedotettu asiasta. Se aiheuttaa organisaatiossa turhautumista ja tehottomuutta.”

Epävarmuus työaikasopimuksen noudattamisesta

”Olen huomannut, että osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa, hallinnointiin kuluvaa aikaa, ylitöitä ja lisätöitä tulkitaan ja käsitellään eri tavoin eri laitoksissa. Siksi olen epävarma siitä, noudatammeko työaikasopimusta asianmukaisesti.”

”Liitto haluaa mieluusti tietoa työaikasopimuksemme noudattamisesta, eikä saa mielestään tietoa siitä. Minulla ei kuitenkaan ole hyvää yhteenvetoa näyttää heille. Se luo tarpeetonta kitkaa liiton edustajien kanssa.”

Liiton näkökulmasta

Emme saa tarvitsemiamme tietoja

”Hukumme kaikkiin vuosittain saamiimme tulostettuihin työvuoroluetteloihin. Haluaisimme mieluummin yhteenvedon henkilöstön miehitysasteesta, jotta näemme helposti, onko ylimiehitys ongelmana.”

Ei asiakirjoja

”Kun meidän piti aloittaa keskustelu työnantajan kanssa opettajan työtilanteesta, emme löytäneet sovittua työvuoroluetteloa, joten mahdollisia poikkeamia oli vaikea selvittää. Työvuoroluetteloille pitäisi olla keskusarkisto, jossa voisimme katsoa taaksepäin ja nähdä tietyn työntekijän koko historian.”

Joten miten toimimattoman työvuoroluettelo-ongelman voi ratkaista?

Ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti oppilaitosten tarpeisiin, vähentää turhauttavia ongelmia tai poistaa ne kokonaan. Johto saa käyttöönsä yhteenvedot miehityksestä ja taloudellisista tuloksista koko oppilaitoksen osalta, ja liitto saa heille relevantit tiedot.

Johdon näkökulmasta

Työvuorosuunnittelujärjestelmän avulla johto saa käyttöönsä ymmärrettävässä muodossa olevat yhteenvedot henkilöstön miehitysasteesta ja voi varmistaa aikaisessa vaiheessa, että henkilöstöllä on hyvä työympäristö.

Kun samaa järjestelmää käytetään kaikkeen oppilaitoksen työvuorosuunnitteluun, läpinäkyvyys paranee, koska kaikki tiedot esitetään samalla tavalla työntekijöille. Henkilöstön ymmärrys paranee ja heidän kiinnostuksensa lisääntyy, kun heillä on yhteinen kuva siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

Yhteisellä työvuorosuunnitteluprosessilla, johon kuuluu tietotekniikkajärjestelmiä, johto saa myös ajantasaiset tiedot toiminnan johtamiseen taloudellisesta näkökulmasta.

Liiton näkökulmasta

Työvuorosuunnittelujärjestelmä tarjoaa liitolle tietoa, jonka avulla he voivat seurata, ettei henkilöstö oli ylikuormittunutta ja että opettajien työnjako tapahtuu työaikasopimuksen mukaisesti.
Työvuoroluetteloiden digitaalisen allekirjoittamisen ansiosta kaikki mahdollinen suunnittelu on dokumentoitu yhdessä todellisen suunnitelman kanssa, jonka liitto haluaa saada käsiinsä mahdollisessa riitatilanteessa.

Lopuksi

Jos haluat lukea lisää työvuoroluetteloiden piilevistä vaaroista ja hyödyistä sekä siitä, mitä voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, ilmoittaudu maksuttomaan verkkoseminaariimme.

Lisätietoa siitä, mitä toimintoja voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, on kotisivullamme.