Slik får du en mer effektiv personalplanlegging

Alle høyskoler og universiteter må håndtere og administrere personalplanleggingen. Men metodene varierer. Det er vanlig å planlegge ressurser og belegg i verktøyene som er tilgjengelige, og som man kjenner. Altfor ofte blir det Excel. Kjenner du deg igjen?

Denne artikkelen handler om hvordan du kan bli mer effektiv, spare tid og forenkle planleggingsarbeidet ved å bruke et smart og profesjonelt personalplanleggingsverktøy.

Alltid oppdatert informasjon – enklere planlegging

En stor utfordring når man lager arbeidsplaner, er å finne raskt frem til hvilke personalendringer som skjer, og når – med alt fra sykdom, ferie og permisjoner til nyansettelser, oppsigelser eller endringer i arbeidsomfanget.

Når du bruker et profesjonelt personalplanleggingsverktøy som er integrert i bemanningssystemet ved utdanningsinstitusjonen din, registrerer du alle personalendringene automatisk. Du slipper å søke etter informasjonen selv, og det vil forkorte ledetidene og redusere risikoen for misforståelser. I stedet mottar avdelingslederne et varsel om endringene fra systemet, slik at de kan legge om planene sine umiddelbart, uten at det fører til driftsforstyrrelser.

Mindre administrasjon – mer tid til andre ting

Det er uendelig mange fordeler ved å automatisere personalplanleggingen. Et digitalt planleggingsverktøy vil for eksempel redusere administrasjonsarbeidet, øke åpenheten på alle nivåer og gi full kontroll over kostnader og bemanningsnivå.

Og fremfor alt vil du spare tid. Et profesjonelt personalplanleggingsverktøy har flere tunge funksjoner som blant annet håndterer dette:

• Utveksling av personale mellom fakulteter.
• Utarbeidelse av lønnsgrunnlag.
• Signering av arbeidsplaner.
• Oppfølging av inntekter og kostnader i forbindelse med planleggingen.
• Håndtering av delegert emneplanlegging til emneansvarlige.

Full kontroll over personalets bemanningsnivå – bli en god arbeidsgiver

Høyskoler og universiteter har, som alle arbeidsgivere, et stort ansvar for de ansattes arbeidsmiljø. Ansatte som jobber for mye over lang tid, har det ikke bra, og det kan som kjent føre til utmattelse og i verste fall til sykemeldinger.

Når du bruker et profesjonelt personalplanleggingsverktøy, kan du følge bemanningsnivået løpende måned for måned, etter hvert som det skjer endringer – uten å gå glipp av noe. Systemet gjør det også enkelt for ansatte, ledere og fagforeninger å få informasjon om bemanningsnivået og den tilhørende arbeidsplanen, på en gjennomsiktig og trygg måte.

Overholdelse av arbeidstidsavtalen – alle gjør det samme

Det er viktig at alle ved hele utdanningsinstitusjonen, både arbeidsgivere og ansatte, retter seg etter det som fremgår av arbeidstidsavtalene. Det er imidlertid veldig vanlig at blant annet kompetanseutviklingstid, administrasjonstid, overtid og merarbeid håndteres og tolkes på forskjellige måter, selv innenfor ett og samme universitet.

Med et profesjonelt personalplanleggingsverktøy blir det klart for alle hva som gjelder, og det blir enklere å følge opp. En tilleggsfunksjon er at man kan signere og arkivere arbeidsplaner digitalt i systemet.

Større åpenhet – færre misforståelser

Når man går fra manuelle rutiner til et profesjonelt personalplanleggingssystem, er en av de største fordelene at medarbeiderne alltid har tilgang til den nyeste versjonen av planene. Dere unngår misforståelser, gnisninger og alt merarbeidet som ofte følger av en arbeidsplan som ikke er relevant, fordi alle får tilgang til informasjon som alltid er oppdatert.

Visninger

I tillegg gir systemet tydelig oversikt over ulike visninger som gjør det lettere for foreleserne, avdelingslederne, styret og fagforeningen å utføre sine oppgaver. Eksempler på visninger er beleggsgrad per person og måned, og en grafisk fremstilling av når emner og aktiviteter inntreffer i løpet av semesteret.

Excel kan håndtere mye, men langt fra alt

Noen ord om Excel. Det er over 30 år siden Microsoft Excel så dagens lys, og i dag er det fortsatt den klart mest brukte løsningen for de som ikke har et profesjonelt personalplanleggingssystem. Man kan selvfølgelig klare seg lenge med Excel, men jo oftere man jobber med dokumentet, og jo mer omfattende det blir, desto flere problemer vil det som regel skape.

• Avhengig av én person: Når vedkommende som opprettet sin egen Excel-løsning, slutter i jobben, blir den ofte helt ubrukelig.
• Risiko for flere versjoner av sannheten Foreldede kopier av timeplanen sirkulerer i organisasjonen, eller det gjøres endringer i allerede utdaterte versjoner.
• Informasjonssikkerhetsrisiko: Excel-dokumentet inneholder ofte sensitiv informasjon om for eksempel fravær eller sykdom. Alt som trengs for å bryte informasjonssikkerheten, er at Excel-dokumentet sendes til feil e-postadresse.
• Den menneskelige faktoren fører til feil i formlene: Det er veldig vanlig (og enkelt) å regne feil i Excel.
• Vanskelig å skalere opp: Når stadig flere planleggere, og ikke minst emneansvarlige, skal involveres i planleggingen, blir det mer komplisert, og risikoen for feil øker.
• Utfordrende å følge GDPR: Det er ekstra krevende å oppfylle alle kravene i GDPR med Excel-baserte løsninger fordi det er vanskelig å kontrollere at informasjonen ikke deles med utenforstående, og fordi det er ekstra vanskelig å sørge for at informasjonen lagres og behandles på en forsvarlig måte.

Avslutningsvis

Nå har du fått en rask gjennomgang av hva et profesjonelt personalplanleggingssystem kan gjøre for deg og lærestedet ditt. For å oppsummere sparer det tid, forenkler, strømlinjeformer og holder deg, ledelsen, fagforeningene og de ansatte oppdatert om arbeidsplaner, belegg, budsjett og endringer. Uansett hva som skjer og når.

Hvis du vil lære mer om fallgruvene og fordelene ved personalplanlegging, og hva du kan forvente av et profesjonelt personalplanleggingssystem, kan du registrere deg for vårt kostnadsfrie webinar.

Les mer om fordelene ved et profesjonelt personalplanleggingssystem som er utviklet spesielt for høyere utdanningsinstitusjoner.

Her er de viktigste kravene en høyere utdanningsinstitusjon bør stille til et profesjonelt personalplanleggingssystem.