10 toimintoa, jotka ovat välttämättömiä työvuorosuunnittelujärjestelmässä

Mietitkö hankkivasi ammattimaisen työvuorosuunnittelujärjestelmän? Et ole ainoa. On asioita, joita kannattaa miettiä ennen päätöksentekoa. Sopiiko se oppilaitoksen tarpeisiin ja sinun tarpeisiisi? Mitä toimintoja käytät eniten ja minkä toimintojen on lain mukaan oltava mukana? Tässä artikkelissa listaamme tärkeimmät toiminnot, jotka helpottavat arkeasi ja tekevät resurssien suunnittelusta huomattavasti kätevämpää.

1. Lainattu ja vuokrattu henkilöstö

Työvuorosuunnittelujärjestelmässä on oltava toiminto henkilökunnan lainaamiselle ja vuokraamiselle.
Tavallisesti henkilökunnan lainaaminen ja vuokraaminen laitosten välillä tapahtuu manuaalisesti – kenties sähköpostilla tai verkkokokouksen tai puhelun kautta. Se saattaa tuntua yksinkertaiselta asialta, mutta riskinä on, että tärkeää tietoa unohdetaan tai hävitetään, eikä se mene sinne, minne sen pitäisi – työvuoroluetteloon. Seurauksena on, että työntekijä ei saa tietoja tietoonsa ja että palkkatiliöinti epäonnistuu.

Niin ei tarvitse olla.

Ammattimainen työvuorosuunnittelutyökalu eliminoi tietojen häviämisen riskin. Järjestelmä seuraa henkilöstön lainaamista ja vuokraamista, et jää paitsi tärkeistä tiedoista ja olet aina ajan tasalla – keitä lainataan tai vuokrataan, miten kauan ja milloin. Koko prosessi on digitaalinen – tiedot dokumentoidaan automaattisesti työvuoroluetteloon siinä laitoksessa, joka lainaa ja siinä, joka vuokraa resursseja. Kaikki sisäisen laskutuksen ja tiliöinnin tiedot ovat automaattisesti oikein. Järjestelmä mahdollistaa myös lainauspyynnön tekemisen tietystä henkilöstä tai osaamisalueesta samalla, kun lainaava laitos voi ehdottaa muita henkilöitä kuin juuri sitä, jonka sinun laitoksesi haluaa vuokrata.

Erityisen kätevä toiminto sille, joka työskentelee vuokratun henkilöstön alustavan miehityksen kanssa, on, että järjestelmä kokoaa ja lähettää pyynnöt automaattisesti. Kun pyyntö hyväksytään, alustava miehitys muuttuu automaattisesti vahvistetuksi. Kätevää.

2. Palkkatiliöintipohjan kehittely

Palkkatiliöintipohjan luominen on yksi tärkeimmistä toiminnoista ammattimaisessa työvuorosuunnittelujärjestelmässä.

Kun on aika koota tiedot työntekijöiden palkkojen tiliöimiseksi, suunnittelija tekee yleensä useita päällekkäisiä käsittelyjä yhdessä taloushenkilön kanssa. Itse asiassa se tehdään melkein aina manuaalisesti yhä uudelleen kaikkien työntekijöiden osalta – suunnaton työ, joka menee helposti väärin. Jos kustannukset voitaisiin jakaa oikein, myös henkilöstön lainaaminen voitaisiin täsmäyttää. Koska yhteenveto kuluttaa niin paljon hallinnollista rasitusta, se tehdään luonnollisesti vain kerran tai kahdesti vuodessa.

Kun käytät digitaalista työvuorosuunnittelujärjestelmää, säästät äärettömästi aikaa ja päänsärkyä laskemalla ja keräämällä automaattisesti palkkatiliöinnin olemassa olevan työvuoroluettelon perusteella. Järjestelmä ottaa huomioon henkilöstön lainaamisen ja vuokraamisen, koska se analysoi automaattisesti, mihin lainattu työntekijä on miehitetty. Saat täydelliset ja asianmukaiset tiedot – jotka ovat valmiit vietäväksi.
Ekonomikollegasikin ilahtuu, koska hän saa kuluttaa aikansa poikkeamien etsimiseen. Järjestelmä hoitaa loput.

Koska tietojen keräämisestä tulee niin paljon helpompaa ja kätevämpää, oppilaitoksesi voi nyt seurata taloudellista tilannetta neljännesvuosittain tai kuukausittain tarvittaessa puolen vuoden tai vuoden sijaan. Kaikki hyötyvät siitä.

3. Työvuoroluetteloiden digitaalinen allekirjoittaminen

Työvuoroluettelot on aina aikaisemmin tulostettu paperille, jonka työntekijä on allekirjoittanut. Ja vielä kahtena kappaleena. Tai kolmena, koska jotkin työaikasopimukset lähetetään liitolle tarkistettaviksi. Nykyään on täysin toisenlaisia mahdollisuuksia sähköisille allekirjoituksille, jotka ovat juridisesti sitovia, jotka voidaan tallentaa digitaalisesti ja jotka säästävät sekä ympäristöä että aikaasi.
Monet työaikasopimukset edellyttävät, että työntekijä allekirjoittaa työvuoroluettelon ennen tulevaa toimintavuotta. Joskus halutaan myös allekirjoitus puolen vuoden välein ja/tai toimintavuoden jälkeen. Monia allekirjoituksia siis.

Digitaalinen allekirjoittaminen on nopea, kätevä ja tehokas tapa tehostaa ja modernisoida sitä työtä.

Ammattimaisessa työvuorosuunnittelujärjestelmässä työvuoroluettelo allekirjoitetaan ja arkistoidaan täysin digitaalisesti. Jokaisella työntekijällä on aina käytössään kaikki allekirjoitetut työvuoroluettelot ja osastopäälliköt saavat käyttöönsä koko suunnitelman sellaisena kuin se oli ennen allekirjoittamista.
Jos työntekijä ei ole tyytyväinen työvuoroluetteloonsa, hän voi kirjoittaa viestin ja kieltäytyä hyväksymästä sitä.

Suunnittelusta vastaava tarkastaa jatkuvasti, ketkä työntekijöistä ovat hyväksyneet allekirjoituksen ja ketkä eivät, ja voivat muistuttaa niitä työntekijöitä, jotka eivät ole allekirjoittaneet ajoissa. Liiton edustajat voivat nähdä allekirjoitetut työvuoroluettelot omalla sisäänkirjautumisella.

4. Delegoitu opinto-ohjelman suunnittelu

Delegoitu opinto-ohjelman suunnittelu riippuu yhteistyöstä ja kommunikaatiosta, ja se voidaan tehdä monilla eri tavoilla. Työvuorosuunnittelujärjestelmän on tavasta riippumatta selviydyttävä siitä.
On olemassa neljä erilaista tapaa työstää miehitystä ja suunnittelua ja kaikki alkaa tekemällä budjetti opinto-ohjelmalle tai hankkeelle. Niissä tapauksissa, joissa käytetään taulukkoja budjetin laskemiseen, ne voidaan siirtää työvuorosuunnittelujärjestelmään.

Kun budjetti on tehty, opinto-ohjelma on suunniteltava ja miehitettävä. Suunnittelua ja miehitystä voidaan tehdä yhden tai usean suunnittelijan toimesta tai delegoida kurssivastaavalle, joka suunnittelee toiminnan yksityiskohtaisemmin. Kyseessä voivat olla luennot, laboratorioesittelyt, tenttien korjaus, kurssivastuu, tutkinnat, koulutuksen käytännöllinen osa ja niin edelleen.

Kun yksityiskohdat on suunniteltu, kurssivastaava lähettää miehitystoiveensa suunnittelusta vastaavalle, joka varmistaa puolestaan, että eri kursseilla on henkilöstöä. Jos suunnittelussa ilmenee ristiriitoja, sitä käsitellään vuoropuhelussa kurssivastaavan kanssa. Joskus täytyy suunnitella opinto-ohjelma uudelleen eri syistä, ja silloin työvuorosuunnittelujärjestelmälle on käyttöä. Järjestelmä seuraa muutoksia ja riittää, kun suunnittelusta vastaava hoitaa vaadittavat muutokset.

5. Osaamisen kehitykseen kuluva aika

On olemassa monia sääntöjä, kun lasketaan osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa. Lisäksi on yleistä, että säännöt vaihtelevat laitosten välillä.
Ammattimaisen työvuorosuunnittelutyökalun on tuettava useita erilaisia säännöstöjä, joita ovat esimerkiksi:

• Osaamisen kehitykseen kuluva aika tarjotaan perustuen työn laajuuteen ja mahdolliseen poissaoloon vuoden aikana.
• Osaamisen kehitykseen kuluva aika tarjotaan vain työstä peruskoulutuksessa ja jatkokoulutuksessa.
• Osaamisen kehitykseen kuluva aika lasketaan niillä toimeksiannoilla, jotka eivät luo osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa.
• Koko miehitys prosentteina kokoaikaisesta tai prosentteina miehitetystä ajasta vähentää tarjottua osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa.

Osaamisen kehitykseen kuluvan ajan prosenttiosuudet voidaan ilmoittaa joko keskeisesti tai riippuen henkilöstökategoriasta ja laskelma tehdään joko vuoden tai puolen vuoden välein.

6. Kopioi kurssit lukuvuosien välillä

Miksi keksiä pyörä uudelleen? Opinto-ohjelmien kopiointi säästää paljon aikaa, joten kopiointitoiminto on melkein ehdoton.

Monissa laitoksissa suunnittelu tehdään usein samalla tavalla joka lukukautena. Tuleva kevätlukukausi on suurin piirtein sama kuin edellisen vuoden kevätlukukausi. Jotta sinun ei tarvitsisi tehdä kaikkea suunnittelua uudelleen alusta joka lukukausi, toiminto, joka kopioi kaiken suunnitelman lukukaudelta toiselle, säästää uskomattoman paljon aikaa.

Koska aloitus- ja päättymispäivä vaihtelee vuosittain, järjestelmän tulee voida helposti antaa sinulle mahdollisuus muokata toimintasuunnitelmaa ja miehitystä lukukauden alkamisen mukaan.
On myös tärkeää, että järjestelmä voi huomioida miehityksen muuttuneen tilan, kun suunnitelma kopioidaan. Erityisen tärkeää se on delegoidussa suunnittelussa, koska kurssivastaavan on voitava lähettää uusia miehitystoivomuksia.

7. Tuottojen ja kulujen laskeminen

Kun suunnittelet tulevaa toimintavuotta, talous on yksi kulmakivistä. Kyvyttömyys noudattaa budjettia tai henkilöstön vaihto voivat aiheuttaa seurauksia, joihin kukaan ei ollut varautunut. Yleisiä kysymyksiä tulevan toimintavuoden osalta ovat:

• Täsmääkö budjetti puhtaasti taloudellisesti?
• Mitkä opinto-ohjelmat aiheuttavat ylijäämää ja mitkä alijäämää?
• Mitä seurauksia henkilöstön vaihdolla on opinto-ohjelman tuloksiin?

Kurssin kustannukset perustuvat miehitykseen. Järjestelmä laskee tuntihinnan perustuen henkilöstön kuukausipalkkaan, ikään, palkkakustannuslisään sekä lisään, joka riippuu opinto-ohjelman tai hankkeen tyypistä.

Työvuorosuunnittelujärjestelmä laskee sen jälkeen tuloksen jokaisen opinto-ohjelman osalta. Järjestelmä laskee yhteen myös tuotot, kulut ja tulokset koostettuina esimerkiksi ohjelman, peruskoulutuksen ja jatkokoulutuksen osalta.

8. Opinto-ohjelmien yhteisluku

Opinto-ohjelmien yhteisluku on yleistä, mutta sen suunnittelu voi olla haastavaa. On vaikea saada kokonaiskuva siitä, miten opinto-ohjelma toteutetaan vain suunnittelemalla jokainen yksittäinen kurssiaika, joka sisältyy yhteislukuun. Samalla se aiheuttaa ongelmia, jos suunnittelet vain yhden kurssiajan kerrallaan. Kun olet hankkimassa työvuorosuunnittelujärjestelmää, pyri löytämään sellainen, joka kykenee käsittelemään yhteislukua.

Tee näin:

Ratkaisuna on luoda yhteislukukurssi työvuorosuunnittelujärjestelmässä kaikkien yhteisluettavien kurssiaikojen osalta. Tiedot esimerkiksi suunnitteluista luvusta ja arvioidusta budjetista kustakin yksittäisestä kurssiajasta lasketaan automaattisesti yhteen yhteislukukurssilla. Suunnittelu ja miehitys tehdään sitten yhteislukukurssilla, mikä antaa työntekijöille ja suunnittelusta vastaaville kokonaiskuvan siitä, miten opinto-ohjelma on suunniteltu.

Kun on palkkatiliöintipohjan kehittelyn aika, miehityskustannukset jaetaan automaattisesti kunkin yksittäisen kurssiajan osalta. Kätevämpää se ei voisi olla.

9. Skenaarionhallinta

Skenaarionhallinta on tehokas työkalu osastopäälliköille ja todella kätevä toiminto työvuorosuunnittelujärjestelmässä.

Yksi skenaarionhallinnan käyttöalue on verrata suunnittelua ennen tulevaa toimintavuotta tosiasiallisella tuloksella. Kun suunnittelu on valmis ja täsmäytetty tulevaa toimintavuotta varten, se tallennetaan skenaariona. Vuoden aikana tehdään sitten jatkuvasti muutoksia, kun tapahtuu jotakin suunnitelmaan vaikuttavaa: esimerkiksi, kun joku lopettaa tai sairastuu. Vuoden lopussa kaikki muutokset on ajettu sisään ja sen myötä suunnitelma on tulos. Jos suunnitelma on tallennettu skenaariona, voit verrata suunnitelmaa ennen toimintavuoden alkua toteutuneeseen tulokseen.

Toinen skenaarionhallinnan käyttöalue on, kun haluat kokeilla erilaisia suunnitteluvaihtoehtoja. Luomalla skenaarion (siis kopion) ajankohtaisesta suunnitelmasta voit tehdä erilaisia suunnitteluskenaarioita, arvioida niitä ja saada paremman yleiskuvan seurauksista.

Joskus voi olla myös asianmukaista saada työntekijän palaute valmiista skenaariosta, joten työvuorosuunnittelujärjestelmässä on myös oltava mahdollisuus julkaista skenaario.

10. Integraatiot

Työvuorosuunnittelujärjestelmä ei elä omaa elämäänsä oppilaitoksessa, vaan se on integroitava useisiin muihin järjestelmiin, jotta tiedot olisivat ajantasaisia ja päivitettyjä. Varmista, että se sisältää valmiit integraatiot kurssijärjestelmään, henkilöstöjärjestelmään ja talousjärjestelmään, sekä raportit palkkatiliöintiin ja budjettitietoihin.

Toisessa päässä työvuorosuunnittelujärjestelmä toimittaa puolestaan tietoja henkilöstöjärjestelmään palkkojen tiliöintiä varten, aikatauluttamisjärjestelmään aikataulujen tekemistä varten, budjettijärjestelmään tulevan toimintavuoden budjetin tekemistä varten sekä business intelligence -järjestelmään toiminnan analysoimista varten. Vuorovaikutusta parhaimmillaan.

Lopuksi

Olet nyt saanut pikakatsauksen siihen, miten ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä voi auttaa sinua ja oppilaitostasi. Se säästää aikaa, helpottaa, tehostaa ja pitää jatkuvasti sinut, johdon, liiton ja työntekijät ajan tasalla työvuoroluetteloista, kuormituksesta, budjetista ja muutoksista. Reaaliajassa.

Jos haluat lukea lisää työvuoroluetteloiden piilevistä vaaroista ja hyödyistä sekä siitä, mitä voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, ilmoittaudu maksuttomaan verkkoseminaariimme.

Lue lisää siitä, mitä hyötyä on erityisesti oppilaitoksille suunnitellusta ammattimaisesta työvuorosuunnittelujärjestelmästä.

Tässä tärkeimmät vaatimukset, jotka oppilaitoksen on asetettava ammattimaiselle työvuorosuunnittelujärjestelmälle.