Miksi Excel-pohjaiset työvuorosuunnitteluratkaisut eivät toimi pidemmän päälle

Microsoft Excelin käyttäminen työvuorosuunnittelussa on ehdottomasti yleisin ratkaisu silloin, kun oppilaitokselta puuttuu ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä. Käytössä on kaikkea yksinkertaisista Excel-tiedostoista, joissa on 2-3 välilehteä uskomattoman monimutkaisiin ratkaisuihin, joissa on linkitettyjä Excel-asiakirjoja ja yli 50 välilehteä. Excel-ratkaisujen luominen työvuorosuunnittelua varten on täysin luonnollista ja usein ainoa mahdollinen tie silloin, kun yksittäisen suunnittelijan on yritettävä tehostaa ja helpottaa työvuorosuunnittelua. Suuremmassa mittakaavassa näistä Excel-ratkaisuista voi kuitenkin muodostua merkittävä ongelma. Kerronpa teille, miksi.

Riippuvainen yhdestä henkilöstä

Excel-tiedostot on usein laadittu yhden henkilön toimesta, joka hallitsee sekä työvuorosuunnittelun että Excel-ohjelman. Kun tämä henkilö lopettaa tai vaihtaa työpaikkaa, muiden on usein hyvin vaikeaa alkaa ylläpitää Excel-tiedostoa. Pahimmassa tapauksessa koko työvuorosuunnitelma häviää. Kun uudet suunnittelijat astuvat ohjaksiin, helpointa ja varminta on usein yksinkertaisesti aloittaa alusta ja kehitellä oma Excel-ratkaisu. Takaisin lähtöruutuun siis.

Riskit, kun totuudesta on useita versioita

Excel-ratkaisulla kaikki suunnittelijat alkavat työskennellä saman Excel-tiedoston ja samojen tietojen kanssa. Todennäköisesti näin ei kuitenkaan ole kauaa. Aina, kun tehdään muutos, riskinä on, että päivitetään väärä Excel-tiedosto, ettei muutosta siirretä yleiseen Excel-tiedostoon tai että joku muu muuttaa Excel-tiedostoa ja tallentaa siitä vanhemman version. Tuloksena on useita versioita, joissa ei lopulta tiedetä, mitkä tiedot täsmäävät.

Vaikea ylläpitää tietoturvaa

On hyvin helppoa jakaa tietoja Excel-tiedoston kautta. Riittää, kun Excel-tiedosto lähetetään sähköpostilla. Kun pidetään mielessä, että työvuorosuunnittelu sisältää usein herkkäluonteisia tietoja henkilön poissaolosta, työsuhdetiedoista ja palkoista, tämä on usein kriittistä turvallisuusnäkökulmasta. Työvuorosuunnittelujärjestelmässä on puolestaan erilliset kirjautumiset tai toimivaltuudet, joiden avulla tarkistetaan, kuka saa tietoonsa mitkäkin tiedot. Siksi tämä ratkaisu on ylivoimaisesti turvallisempi.

Haasteena tietosuoja-asetuksen noudattaminen

GDPR – tietosuoja-asetus – on koko EU:n alueella voimassa oleva asetus, jonka tarkoituksena on luoda yhtenäinen ja yhtäläinen taso henkilötietojen suojaamiselle. Jos yrityksen henkilötietojen käsittelyssä on puutteita, se saattaa joutua maksamaan niin kutsutun hallinnollisen sakon, jonka määrä on jopa 20 miljoonaa euroa tai neljä prosenttia liikevaihdosta.

Kaikkien GDPR-vaatimusten asianmukainen ja turvallinen noudattaminen on erittäin vaikeaa Excel-pohjaisilla ratkaisuilla ja johdolle on haastavaa varmistaa, ettei tietoja jaeta ulkopuolisille, että ne tallennetaan ja että niitä käsitellään turvallisesti.

Muutosten kirjaaminen mahdotonta

Toinen yleinen vaatimus, joka työvuorosuunnitteluratkaisuille asetetaan, on, että muutokset henkilön tietoihin kirjataan eli että järjestelmä sisältää luettelon siitä, kuka on muuttanut mitä ja milloin. Excel-ratkaisulla tämä vaatimus ei täyty.

Inhimillinen tekijä aiheuttaa taulukoissa virheitä

On myös hyvin tavallista, että Excelin laskentataulukoissa on virheitä.* Kun Excel-tiedostot ovat isoja ja monimutkaisia, inhimillinen tekijä aiheuttaa usein virheitä laskentataulukoissa: esimerkiksi sen, että joihinkin taulukon soluihin unohdetaan ottaa mukaan sisältöä. Silloin riskinä on, että päätöksentekijät saavat virheellisen pohjan ja tekevät sen perusteella vääriä johtopäätöksiä ja virheellisiä päätöksiä toiminnassa.

Työvuorosuunnitteluun voi tulla virheitä

Työvuorosuunnittelun laskeminen työaikasopimuksen sääntöjä noudattavalla tavalla on hyvin monimutkaista etenkin mitä tulee sairaan lapsen hoitamiseen, sairauspoissaoloihin, virkavapaisiin, vanhempainlomiin ja muihin muutoksiin työn laajuudessa vuoden aikana. Tämä yhdessä osaamisen kehitykseen kuluvan ajan, kuukausittaisen palkkatiliöintipohjan ja kuukausittaisen kuormitusasteen laskentasääntöjen kanssa aiheuttaa sen, että Excel-tiedosto perustuu aina arvioihin ja yksinkertaistamisiin, jotta työvuorosuunnittelun toteutus olisi ylipäätään mahdollista.

Kun suunnittelijoiden on keksittävä pyörä itse omissa työvuorosuunnittelun Excel-ratkaisuissaan, on ilmeistä, että vikoja ja puutteita ilmenee helposti.

Raportoinnista tulee hankalaa

On tarpeeksi vaikea pitää kaikki Excel-tiedostot järjestyksessä ja saada ne toimimaan yhdessä, mutta kun lisäksi yritetään viedä eri tyyppisten raporttien merkityksellisiä tietoja, kyseessä on hankala – ellei jopa mahdoton – tehtävä. Mitä monimutkaisempi Excel-ratkaisu, sitä vaikeampaa raportointi on.

Yleinen visualisointi puuttuu

Jotkin käyttäjät voivat kylläkin luoda taulukoita ja kaavioita Excel-tiedostosta, mutta monimutkaisten tietojen yhdistäminen on aikaa vievää ja turhauttavaa. Kaksi näkymää, jotka on helppo näyttää ammattimaisessa työvuorosuunnittelujärjestelmässä, mutta jotka Excelissä on todella vaikea yhdistää, ovat esimerkiksi kuormitusaste henkilöä kohti kuukaudessa sekä graafinen esitys siitä, milloin kurssit ja toiminnot tapahtuvat lukuvuoden aikana.

Vaikea laajentaa

Niin kauan, kun yksi tai muutama henkilö työskentelee työvuorosuunnittelun parissa, Excel-ratkaisu voi aluksi toimia suhteellisen hyvin. Mutta kun suunnittelijoita on yhä enemmän ja etenkin, kun kurssivastaavat osallistuvat suunnitteluun, tilanne monimutkaistuu ja virheet Excel-tiedostoissa olevissa taulukoissa ja tiedostojen välisissä riippuvuuksissa ovat todennnäköisempiä.

Lopuksi

On siis useita varteenotettavia syitä poistaa käytöstä kotikutoiset Excel-ratkaisut ja siirtyä ammattimaiseen työvuorosuunnittelujärjestelmään. Oppilaitokset hyötyvät ammattimaisesta työvuorosuunnittelujärjestelmästä monin tavoin. Jos olet utelias tietämään mitkä hyödyt ovat, voit klikata linkkiä nähdäksesi kuvauksen oppilaitoksille suunnitellun työvuorosuunnittelujärjestelmän suurimmista hyödyistä. Jos haluat vinkkejä siitä, mitä vaatimuksia sinun tulee asettaa työvuorosuunnittelutyökalulle, klikkaa linkkiä lukeaksesi artikkelin. Jos haluat lisätietoa siitä, miten työvuorosuunnittelujärjestelmä voidaan organisoida oppilaitoksessa, olemme laatineet artikkelin myös tästä.