Derfor holder ikke Excel-løsninger for personalplanlegging i lengden

Bruk av Microsoft Excel er den aller vanligste løsningen når et lærested mangler et profesjonelt personalplanleggingssystem. Det kan være alt fra enkle Excel-filer med 2–3 faner til utrolig kompliserte løsninger med lenkede Excel-dokumenter med over 50 faner. Å ta i bruk Excel-løsninger er helt naturlig og ofte den eneste utveien når bare én planlegger skal forsøke å effektivisere og forenkle personalplanleggingen. I større sammenheng kan imidlertid slike Excel-løsninger bli et problem. Jeg skal forklare hvorfor.

Avhengig av én person

Excel-arkene er ofte utarbeidet av én person som har kunnskap om både personalplanlegging og Excel. Når denne personen slutter eller får en ny stilling, kan det være svært krevende for andre å sette seg inn i og opprettholde Excel-arkene. I verste fall går hele personalplanleggingen tapt. Når nye planleggere overtar, er det ofte både enklest og tryggest å begynne fra begynnelsen og utvikle en egen løsning i Excel. Tilbake til start, med andre ord.

Risiko for flere versjoner av sannheten

Med en Excel-løsning begynner alle planleggere å arbeide med samme Excel-ark og informasjon. Men det fortsetter ikke alltid slik. Hver gang det foretas en endring, er det en risiko for at feil Excel-ark oppdateres, at endringen ikke registreres i det overordnede Excel-arket eller at noen endrer og lagrer i en eldre versjon. Resultatet blir flere versjoner, der man til slutt ikke vet hvilken informasjon som er aktuell.

Vanskelig å ivareta informasjonssikkerheten

Det er veldig enkelt å dele informasjon i et Excel-ark. Det eneste man trenger å gjøre, er å sende Excel-arket via e-post. Ettersom personalplanlegging ofte inneholder sensitiv informasjon om medarbeideres fravær, ansettelsesopplysninger og lønn, er dette kritisk med tanke på personvernet. Et personalplanleggingssystem har derimot separate pålogginger og rettigheter for å kontrollere hvem som får tilgang til hvilken informasjon. Derfor er en slik løsning mye sikrere.

Krevende å oppfylle GDPR-kravene

GDPR er en personvernforordning som gjelder i hele EU, og har som formål å skape enhetlige og konsekvente regler for vern av personopplysninger. En bedrift som begår feil i sin behandling av personopplysninger, kan bli nødt til å betale en såkalt administrativ sanksjonsavgift på opptil 20 millioner euro eller fire prosent av omsetningen.
Å oppfylle alle GDPR-krav på en korrekt og sikker måte blir ekstra krevende med Excel-baserte løsninger, og det blir en utfordring for ledelsen å sørge for at informasjonen ikke utleveres til utenforstående, samt at den lagres og behandles på en forsvarlig måte.

Ikke mulig å loggføre endringer

Et annet vanlig krav som stilles til løsninger for personalplanlegging, er at endringer i personopplysninger skal loggføres, det vil si at systemet lager en liste over hvem som har endret hva, og når. En Excel-løsning oppfyller ikke dette kravet.

Den menneskelige faktoren fører til feil i formler

Feil i beregningsformler i Excel er dessuten svært vanlig. Ifølge en undersøkelse fra University of Hawaii inneholder 88 prosent av alle Excel-ark en eller annen form for feil (lenke: https://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-have-errors-2013-04-17). Når Excel-arkene blir store og komplekse, kan den menneskelige faktoren lett føre til at det oppstår feil i beregningsformlene, for eksempel at man glemmer å ta med innholdet i enkelte celler i formelen. Risikoen blir da at beslutningstakerne får feil grunnlag, og dermed trekker feil konklusjoner og tar feil avgjørelser for virksomheten.

Personalplanleggingen risikerer å bli feil

Å beregne personalplanlegging på en korrekt måte som oppfyller reglene i arbeidstidsavtalen er svært krevende, særlig når det skal tas hensyn til sykt barn-dager, sykefravær, ferie, foreldrepermisjon og andre endringer i stillingens omfang i løpet av året. Dette, sammen med regler for beregning av kompetanseutviklingstid, månedlige lønnskonteringsbilag og månedlig beleggsgrad, gjør at Excel-arket alltid bygger på anslag og forenklinger for at det i det hele tatt skal være mulig å gjennomføre personalplanleggingen.

Når planleggerne blir nødt til å finne opp hjulet på nytt i egne Excel-løsninger, er det åpenbart at det lett oppstår feil og mangler.

Rapporteringen blir omstendelig

Å holde styr på alle Excel-ark og få dem til å fungere sammen er krevende nok, men i tillegg å skulle eksportere relevante data for ulike typer rapporter er en omstendelig, for ikke å si umulig, oppgave. Jo mer komplisert Excel-løsning, desto vanskeligere rapportering.

Ingen oversiktlig visualisering

Noen brukere kan nok lage grafer og diagrammer fra Excel-ark, men å sette sammen kompleks informasjon er både tidkrevende og frustrerende. To visninger som er enkle å vise i et profesjonelt personalplanleggingssystem, men som er svært vanskelige å sette sammen i Excel, er beleggsgrad per person og måned, samt en grafisk fremstilling av når kurs og aktiviteter arrangeres i løpet av terminen.

Vanskelig å oppskalere

Så lenge bare én eller noen få personer arbeider med personalplanleggingen, kan en Excel-løsning fungere brukbart i begynnelsen. Men når stadig flere planleggere, og ikke minst kursansvarlige, skal involveres i planleggingen, blir det mer komplisert, og risikoen for feil i formler og sammenhenger mellom Excel-ark øker.

Avslutningsvis

Det er altså mange gode grunner til å avvikle den hjemmesnekrede Excel-løsningen og gå over til et profesjonelt personalplanleggingssystem. Et slikt system har mange fordeler for lærestedet. Hvis du vil vite mer, kan du klikke på lenken for å lese om de største fordelene med et personalplanleggingsverktøy tilpasset læresteder.

Vil du ha tips til hvilke krav du bør stille til et personalplanleggingsverktøy, kan du klikke på lenken for å lese artikkelen.

Les vår artikkel hvis du vil vite mer om hvordan personalplanleggingsprosessen kan organiseres på et lærested.