Avdelingsledere synes det er vanskelig å gjøre jobben sin når personalplanleggingen mislykkes

Når personalplanleggingen ved høyere utdanningsinstitusjoner ikke fungerer, får avdelingslederen en tung jobb med unødvendig administrativ merarbeid. Dessuten kan det bli vanskelig å få den oversikten som er nødvendig for å føle at man har kontroll og kan være effektiv.

Vi har jobbet i mer enn ti år med personalplanlegging ved høyskoler og universiteter og syntes det var på tide å gi en stemme til de avdelingslederne som er frustrert på grunn av dårlig personalplanlegging. Men selvsagt har vi også en løsning på problemet.

Manglende fraværsrapportering

«Jeg finner aldri ut om foreleserne er syke, hjemme med sykt barn eller har ferie – så hvordan skal jeg kunne gjøre jobben min?»

Dårlig kontroll med innlån og utlån

«Utlån av forelesere til andre fakulteter er kaotisk – alle låner seg ut uten å varsle meg! Når jeg så skal utarbeide grunnlaget for internfaktureringen, er det håpløst å finne ut hvilke forelesere som er lånt ut, og til hva.»

Utdaterte og unødvendige administrative rutiner, for eksempel signering

«Det er en tilbakevendende utfordring å skrive ut og få alle foreleserne til å signere arbeidsplanen sin. Det tar lang tid og innebærer mye administrativt arbeid for meg, med utskrift, håndtering, arkivering med mer.»

Uklar oppstilling av inntekter og kostnader

«Vi overskrider stadig budsjettet fordi vi ikke har en god oversikt over hva de ansatte gjør, og hva de forskjellige emnene og prosjektene koster.»

Vanskelig å beregne kompetanseutviklingstiden

«Fagforeningen og personalet ble ikke glade da vi oppdaget at kompetanseutviklingstiden for personalet var regnet ut feil. Det er virkelig ikke lett å beregne dette manuelt.»

Så hvordan løser man problemet når personalplanleggingen ikke fungerer som den skal?

Et profesjonelt personalplanleggingssystem som er spesialtilpasset lærestedenes unike behov, forenkler administrasjonen og sørger for at avdelingslederne trygt kan planlegge belegg og emner basert på kostnader og inntekter.

Budsjett og bemanning for enkeltemner, bachelorprogrammer, forskning og interne oppgaver blir tydelig og håndterbart. Systemet viser alltid oppdatert informasjon om de ansattes sykedager, fraværsdager med sykt barn og ferier, takket være sikker integrasjon med personalsystemet.

I et personalplanleggingssystem kan avdelingslederne også enkelt se om et emne er lønnsomt, fordi de får god oversikt over emnenes kostnader og inntekter sammenlignet med budsjettet.

Det er enkelt å gjennomføre innlån og utlån av personale og signere arbeidsplaner digitalt i et personalplanleggingssystem – noe som gjør administrasjonsarbeidet svært mye enklere. I tillegg beregner systemet kompetanseutviklingstiden automatisk, noe som er svært nyttig fordi det er tungvint å regne ut dette manuelt.

Avslutningsvis

Hvis du vil lære mer om fallgruvene og fordelene ved personalplanlegging, og hva du kan forvente av et profesjonelt personalplanleggingssystem, kan du registrere deg for vårt kostnadsfrie webinar.

Du kan også lese mer om hvilke funksjoner du kan du kan forvente i et profesjonelt personalplanleggingssystem, på hjemmesiden vår.