18 viktige krav til et personalplanleggingssystem

For et lærested er det mange fordeler med å bruke et personalplanleggingssystem. Men når systemet skal anskaffes, gjelder det å vite hva du skal se etter – slik at du får et system som har størst mulig nytte for nettopp din virksomhet. I denne artikkelen presenterer vi en liste over de 18 viktigste kravene et godt personalplanleggingssystem bør oppfylle.

1. Systemet må være tilpasset læresteder

Det er viktig å velge et profesjonelt personalplanleggingssystem som er tilpasset nettopp læresteder. Systemet må ha eksistert i lengre tid, det må benyttes av flere læresteder og det må være brukervennlig. Det er også viktig at systemet videreutvikles regelmessig i samarbeid med brukerne og i takt med endringer i samfunnet, for eksempel nye lover og regler.

2. Ulike oversikter over personalet

For å få god innsikt i bemanningen er det viktig at systemet har oversiktsvisninger. Disse bør vise bemanningsgraden per måned for valgt periode, personalets bemanningsbare tid, bemanning og ubemannet tid for valgt periode samt personalets totale fravær over tid og i antall timer.
Personalet må også kunne grupperes etter blant annet personalkategori, avdeling, om personalet er ansatt, innleid eller eksternt, samt dine egne grupperinger. Det er også nyttig å ha en filtreringsfunksjon for disse.

3. En komplett arbeidsplan

Arbeidsplanen skal gi en fullstendig oversikt over alle kurs, prosjekter og løpende arbeid som medarbeideren er bemannet for i valgt periode. Oversikten bør omfatte årsarbeidstid, bemanningsbar tid og totalt fravær (som viser ulike fraværstyper), bemannet tid (både totalt og per virksomhetstype), ubemannet tid og etterspurt tid. Medarbeiderens bemanningsgrad skal også rapporteres måned for måned for valgt periode.

Det er til stor hjelp hvis systemet viser en grafisk fremstilling av når kurs, prosjekter og løpende arbeid begynner og slutter. Det skal være enkelt å navigere til informasjon om enkeltkurs for å se kursets bemanning og planlegging. Arbeidsplanen må også kunne endres ut fra brukerens rettigheter.

4. Detaljerte oversikter over kurs og prosjekter

Samtlige kurs, prosjekter og løpende arbeid må kunne grupperes i ønsket antall porteføljer og nivåer. Eksempler på porteføljer på øverste nivå er grunnkurs, fordypning, forskning, eksterne oppdrag og interne oppdrag. Rettigheter for bemanning og planlegging må kunne angis for hver portefølje.

For å få en fullstendig oversikt må summering og oversikt skje på hvert nivå i porteføljestrukturen. Dette kan for eksempel være for budsjett, bemanning, etterspurt, inntekter og kostnader, planlagt antall studenter og registrert antall studenter.
Oversiktene må kunne grupperes i for eksempel oppdragstype, oppdragsstatus og virksomhetstype, og det må kunne filtreres på blant annet status, studiested og kostnadssted.

5. Kursbemanning i timer eller prosent

Et kurs må kunne bemannes med flere personer, og for hver person må ett eller flere bemanningstilfeller kunne angis. Det er viktig at bemanningen kan angis i både timer og prosent av heltid. Hver bemanning må kunne angis som foreløpig, bekreftet eller avvist, og vises grafisk med summering nederst. Kun bemanning som hører inn under valgt periode, skal vises.

6. Detaljert kursplanlegging som kan delegeres

Det er viktig at systemet tillater detaljplanlegging av kurs med hensyn til blant annet forelesninger, laboratoriearbeid, kursansvar, eksamensretting, praksis eller andre valgfrie aktiviteter. Planleggingen må kunne delegeres i tide, og én eller flere personer må kunne planlegges for en aktivitet. Planleggingen må også kunne fremstilles grafisk (Gantt-skjema).

Kursplanlegging må kunne delegeres til kursansvarlig, som deretter sender inn ønsker om bemanning til den ansvarlige for hele bemanningen.

Fullført planlegging må kunne endres til foreløpig bemanning, for at kursansvarlig skal kunne etterspørre personale hos den bemanningsansvarlige.

7. Støtte for de ulike fasene i personalplanleggingsprosessen

Personalplanleggingssystemet må støtte de ulike fasene i en personalplanleggingsprosess, som planlegging, gjennomføring, oppfølging og avstemming. Ulike deler av planleggingen må kunne befinne seg i ulike faser samtidig.

8. Håndtere inn- og utleie av personale

En viktig funksjon i personalplanleggingssystemet bør være håndtering av innleie og utleie av personale mellom avdelinger. Forespørsler må kunne opprettes både automatisk, basert på den foreløpige bemanningen, og manuelt. Mottakeren av en forespørsel må kunne foreslå alternative medarbeidere. Her er det ønskelig at det sendes ut automatiske varsler når forespørsler mottas, besvares og godtas, både via e-post og i systemet.

9. Signering av arbeidsplaner

Arbeidstidsavtalen stiller vanligvis krav til signering av arbeidsplaner. Dette må kunne skje elektronisk i systemet. Det bør finnes en samlet visning av hver medarbeiders signering, og når signeringen er fullført, skal den signerte arbeidsplanen arkiveres og låses. Medarbeidere skal alltid ha tilgang til sine arkiverte arbeidsplaner.

10. Mulighet til å teste ulike scenarioer

En annen praktisk funksjon i personalplanleggingssystemet er å kunne skape alternativ planlegging (scenarioer) basert på den aktuelle planleggingen. I de alternative planene må bemanning og planlegging kunne skje på vanlig måte. En alternativ planlegging må kunne publiseres for personalet, og den må også kunne låses og arkiveres ved behov.

11. Beregning av inntekter og kostnader

Det er viktig at personalplanleggingssystemet kan beregne inntekter og kostnader for kurs i henhold til formelen for statlig tilskudd fratrukket avdelingsspesifikke indirekte kostnader. Kostnader for bemanning skal beregnes ut fra personalets månedslønn, med påslag for lønnskostnader og spesifikke påslag basert på type kurs eller prosjekt. Inntekter og kostnader skal periodiseres per kalendermåned, og resultatet skal beregnes per kurs og inntekter. Kostnader og resultat bør også summeres per portefølje.

12. Rollebaserte rettigheter

For å gjøre personalplanleggingssystemet mer brukervennlig må du kunne definere roller med forskjellige rettigheter. Det må også være forhåndsdefinerte roller basert på de vanligste rollene, som kursansvarlig, planlegger, økonom og leder.

13. Skjult planleggingsmodus

All planlegging må kunne skje i en skjult planleggingsmodus, der planleggingen ikke er synlig for personalet. Etter hvert som du gjennomfører planleggingen, må den kunne publiseres for personalet. Publisering bør også kunne kontrolleres individuelt per kurs eller prosjekt.

14. Beregning av kompetanseutviklingstid og administrativ tid

Arbeidstidsavtalen stiller vanligvis krav til at personalet skal få kompetanseutviklingstid og administrativ tid. Regelverket for beregning av dette kan i noen tilfeller være svært komplisert, særlig hvis medarbeiderens stilling varierer og han/hun har mye fravær i løpet av året. Et personalplanleggingssystem må ha støtte for de vanligste beregningsmetodene for kompetanseutviklingstid og administrativ tid.

15. Mulighet til å tilpasse periodene som vises

Under planleggingen må det være mulig å arbeide med ulike perioder som kalenderår, halvår, kvartal, studieår, termin, studieperiode eller en valgfri periode. Det må ikke være begrensninger i valgt periode – den må for eksempel kunne gå over flere kalenderår. Innenfor den valgte perioden må det være mulig å velge hvordan den skal deles opp, for eksempel per måned eller per uke. Det må også være enkelt å skifte mellom forhåndsdefinerte navngitte perioder. Forhåndsdefinerte perioder som er felles for alle brukere, må kunne angis sentralt, og perioder som er relevante for én eller noen få brukere, må kunne angis av brukerne selv.

Innholdet i alle visninger og oversikter skal automatisk tilpasses, slik at bare de kursene, prosjektene, stillingene og annen informasjon som pågår i den valgte perioden, vises. Likeledes skal bare de bemannede timene som hører inn under den valgte perioden, vises.

16. Integrasjon med andre systemer

Ved personalplanlegging er det viktig at systemet tar utgangspunkt i den mest oppdaterte informasjonen når det gjelder for eksempel personal- eller kursendringer. Derfor bør personalplanleggingssystemet ha ferdige løsninger for integrasjon med personalsystem (for overføring av blant annet medarbeidere, ansettelser og fravær), kurssystem (for overføring av blant annet kurs, forelesninger, programtilhørighet og planlagte/registrerte/uteksaminerte studenter), økonomisystem (for overføring av blant annet prosjekt og konteringsverdier) og budsjettsystem (for overføring av prognose og resultat på aggregert nivå).

17. Komplett underlag for lønnskontering

Når bemanningen for kommende planleggingsperiode er klar, må systemet gjøre det mulig å ta ut underlag for hvordan personalets lønn skal konteres. Underlaget må ta hensyn til om personalet er utleid, og hva slags arbeid det i så fall er utleid for. Deretter må konteringen kunne overføres til personalsystemet.

18. Tekniske krav

For læresteder er det store fordeler med å ha et nettbasert personalplanleggingssystem som tilbys som en tjeneste. Systemet krever ikke lokal installasjon på lærestedet, men er i stedet lett tilgjengelig for brukerne via nettleseren. Oppdateringer og vedlikehold av systemet håndteres automatisk «i skyen» av systemleverandøren.

Følgende tekniske krav bør stilles til et nettbasert personalplanleggingssystem: det må ha Single sign-on i henhold til SAML 2.0 (SWAMID), og et testmiljø må tilbys. Systemet må dessuten støtte de vanligste nettleserne, og systemets driftsmiljø må være fullt redundant med en dedikert nettside for katastrofegjenoppretting. Det er også viktig at det har en rapportgenerator for å kunne lage egne rapporter på en effektiv måte.

Avslutningsvis

Les vår artikkel hvis du vil vite mer om hvordan personalplanleggingsprosessen kan organiseres på et lærested. Når lærestedet har valgt personalplanleggingssystem og skal implementere det i virksomheten, kan det dessuten være nyttig å ha kjennskap til de kritiske faktorene for en vellykket implementering.