Fördelarna med en gemensam tjänste­planerings­process

För att din institution ska få arbetsro, bli mer effektiv och få lite mer ordning och reda är det viktigt att tjänsteplaneringsprocessen är gemensam.

Din institution har såklart samma krav som alltid på att leverera utbildningar med högsta kvalitet och fortsätta bemanna kurser och projekt på ett effektivt och transparent sätt. Nå målen, helt enkelt. Att implementera en gemensam tjänsteplaneringsprocess genom hela organisationen kan göra det arbetet oändligt mycket lättare. I den här artikeln berättar vi hur.

Kom överens om hur ni ska arbeta tillsammans

När tjänsteplaneringsprocessen synliggörs blir det tydligt för alla hur verksamheten leds och planeras. Det blir också begripligt för dina medarbetare på vilket sätt olika delar av organisationen är med och skapar värde. Med en gemensam syn på hur tjänsteplaneringen ska gå till blir det också lättare att samarbeta mellan institutioner.

Gör det möjligt att samordna inom hela lärosätet

I traditionella organisationer är verksamheten nästan alltid organiserad i funktioner, till exempel ekonomi, HR eller en specifik institution. Sätten att arbeta på är ofta anpassade efter vad som fungerar bäst för just den funktionen – man jobbar med sitt, utan att reflektera över hur det påverkar andra funktioner. Med ett processorienterat arbetssätt, som beskriver effektiva flöden genom flera funktioner, ökar samarbetet, kvaliteten och effektiviteten.

Fokusera på målen

Vem har inte fastnat i gamla vanor och gjort som man alltid har gjort utan att reflektera över hur, eller ens om, det bidrar till institutionens gemensamma mål. När din institution inför en gemensam tjänsteplaneringsprocess blir det tydligt hur verksamheten planeras och leds. Eftersom transparensen ökar kan medarbetare ge feedback på arbetssätt som inte längre funkar optimalt och kan hjälpa till att identifiera förbättringsområden som gör att organisationen blir mer effektiv och kan fokusera på målen.

Harmonisera hur ni arbetar mellan institutioner

På alla lärosäten finns en tendens att varje institution utvecklar ett eget arbetssätt. Detta kan vara ett resultat av enskilda medarbetares behov eller bristande förståelse för helheten. I en del fall är det befogat med egna varianter för att exempelvis uppfylla specifika behov. Men ofta finns stora synergieffekter att hämta av att lära från varandra, identifiera god praxis och på så sätt utveckla gemensamma, effektivare processer.

En process för utveckling och optimering

Med en gemensam tjänsteplaneringsprocess går det snabbare att identifiera problem men också att se möjligheter till förbättringar på ett mer strukturerat sätt och fånga upp feedback från medarbetare och studenter.

När du mäter och analyserar din tjänsteplaneringsprocess får du insikt i hur verksamheten levererar produktivitets-, tids- och kvalitetsmässigt. Mätningarna hjälper dig också att se vilka förbättringar som kan göras. Det blir också enklare att prioritera och göra olika insatser för en effektivare tjänsteplaneringsprocess genom kortare ledtider, bättre beslutsunderlag och tydligare mål.

Bättre kommunikation och mer förtroende – internt och externt

Med en inarbetad tjänsteplaneringsprocess blir det uppenbart hur det individuella arbetet bidrar till helheten. Det kan också ge mer trygghet hos medarbetarna och öka förtroendet hos chefer vilket som bekant är en förutsättning för att utveckla hela verksamheten.

Avslutningsvis

Ett lärosäte har allt att vinna och inget att förlora på att införa en gemensam tjänsteplaneringsprocess. Vill du läsa mer om de olika delarna av tjänsteplaneringsprocessen på ett lärosäte, har vi skrivit en artikel om det också.

Om du vill lära dig mer om fallgroparna och nyttan med tjänsteplanering samt vad du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem, anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.

Läs mer om nyttan av ett professionellt tjänsteplaneringssystem som är utvecklat specifikt för lärosäten.

Det här är de viktigaste kraven ett lärosäte bör ställa på ett professionellt tjänsteplaneringssystem.